МОНГОЛ УЛСЫН ЗАСГИЙН ГАЗРЫН ТОГТООЛ

2020 оны 2 дугаар сарын 4-ний өдөр

Дугаар 42

Улаанбаатар хот

ТОГТООЛД НЭМЭЛТ, ӨӨРЧЛӨЛТ ОРУУЛАХ ТУХАЙ

"Засгийн газрын 2016-2020 оны үйл ажиллагааны хөтөлбөрийг хэрэгжүүлэх арга хэмжээний төлөвлөгөө"-ний 5.2.8, 5.4.11 дэх заалтыг хэрэгжүүлэх зорилгоор Архивын тухай хуулийн 9.2.2, Цахим гарын үсгийн тухай хуулийн 6.4-т заасныг тус тус үндэслэн Монгол Улсын Засгийн газраас ТОГТООХ нь:

1. "Журам батлах тухай" Засгийн газрын 2017 оны 4 дүгээр сарын 12-ны өдрийн 111 дүгээр тогтоолын 1 дэх заалтын "Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам" гэснийг "Төрийн байгууллагуудад хэрэглэх архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжид тавигдах нийтлэг шаардлага, цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам" гэж өөрчилсүгэй.

2. Мөн тогтоолын хавсралтаар баталсан "Цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам"-д дор дурдсан агуулгатай дараахь хэсэг, заалт нэмсүгэй:

1/ 2 дахь хэсгийн 2.1.10, 2.1.11, 2.1.12 дахь дэд заалт:

"2.1.10. "систем" гэж үйлчлүүлэгчийн удирдлагын болон дотоод үйл ажиллагаанд ашиглах зорилгоор хэрэглэгч хэрэглэх боломжтой төрөлжсөн програмыг;

2.1.11. "модуль" гэж програмд агуулагдах тодорхой үүрэгтэй дэд модуль, програмчлагдсан хэсгүүдийн ажиллагааг;

2.1.12. "системийн зохицуулагч" гэж үйлчлүүлэгчийн хэрэглэгч нарт системийг хэрэглэх заавар, зөвлөгөө өгөх, системийн програм, модулиудыг бүхэлд нь удирдах эрхтэй этгээдийг."

2/ Арваннэг, Арванхоёр, Арвангурав дахь хэсэг:

"Арваннэг. Програм хангамжийн үндсэн шаардлага

11.1. Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжийн систем нь архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаатай холбоотой Монгол Улсын хууль тогтоомж, дүрэм, журам, стандарт болон тухайн байгууллагын дотоод үйл ажиллагаанд мөрдөж буй дүрэм, журмыг агуулсан мэдээллийн сантай байх ба эрх зүйн мэдээллийн нэгдсэн системтэй холбогдон ажилладаг байх;

11.2. Системийн вэб интерфейсийн ерөнхий дизайн нь хэрэглэгчдэд ээлтэй, ашиглахад хялбар, ойлгомжтой байх;

11.3. Систем нь веб суурьтай дурын вэб хөтөч дээр нэмэлт програм хангамж, модуль шаардахгүйгээр ажилладаг байх ба шинэчлэгдэх үед автоматаар шинэчлэгддэг, ухаалаг төхөөрөмж, үүлэн тооцооллын орчинд ажиллах боломжтой байх;

11.4. Цахим баримт бичгүүдийг машин уншигдах хэлбэрээр хадгалдаг байх;

11.5. Програм хангамж нь үйл ажиллагаандаа цагийг үндэсний цагийн нэгдсэн системээс авч ашиглах;

11.6. Төрийн мэдээлэл солилцооны систем, Tанилт нэвтрэлтийн систем болон суурь системүүд, бусад програм хангамжтай холбогдон ажиллах боломжтой байх; 11.7. Үндэсний дата төв дээр байрлах баримт бичгийн мэдээллийн нэгдсэн сан руу тус төвөөс гаргасан шаардлагын дагуу холбогдон ажилладаг байх;

11.8. Төрийн албаны хүний нөөцийн системээс хэрэглэгчийн бүртгэлээ авдаг, шаардлагатай үед хэрэглэгч нэмэх боломжтой байх;

11.9. Захиргааны байгууллагуудтай SOAP/REST/HTTPS протокол ашиглан XML/JSON форматаар баримт бичиг солилцдог байх;

11.10. Илгээгч нь системд өөрийн тоон гарын үсгээр нэвтэрч өөрийн байгууллагын холбогдох албан бичгийн талаарх мэдээллийг авах боломжтой байх;

11.11. Системд бүртгэгдсэн бүхий л утгаар хайлт хийх, сонгосон утгуудаар болон хугацааны интервалаар тайлан гаргаж, хамгийн өргөн хэрэглэгддэг формат (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .pdf, .rtf)- руу хөрвүүлдэг байх;

11.12. Бүртгэлийн болон албан бичиг боловсруулалт, шилжүүлэлт, баталгаажуулалт зэрэг үйл ажиллагааны бүхий л түвшинд тоон гарын үсэг ашиглах боломжтой байх;

11.13. Системд бүртгэлтэй бүхий л албан бичиг болон хавсралт файлд тэмдэглэгээ хийх боломжтой байх;

11.14. Дэвшилтэт технологи ашиглан зурган болон .pdf файлыг хөрвүүлж, үг үсгээр хайлт хийх боломжтой байх;

11.15. Боловсруулалтын болон хугацааны төлөв илэрхийлэгчтэй байх, шинэ үүссэн, шийдвэрлэх хугацаа ойртсон болон хугацаа хэтэрсэн талаар хэрэглэгчид мэдээлдэг байх;

11.16. Системд хийгдсэн мэдээллийн бүртгэл, өөрчлөлт, шинэчлэл, хандалтын түүхчилсэн бүртгэл үүсгэдэг байх, системийн зохицуулагчийн түвшинд түүхчилсэн бүртгэлийн тайлан гаргадаг, хянадаг байх;

11.17. Системийн зохицуулагч нь хэрэглэгчийн удирдлага, тохируулгыг хэрэгжүүлдэг байх; 11.18. Хэрэглэгч нь системд өөрийн тоон гарын үсгээр нэвтэрч удирдах боломжтой байх;

11.19. Мэдээллийн нууцлал, хамгаалалтын талаар дараах шаардлагыг хангасан байх: 11.19.1. мэдээллийн аюулгүй байдлын ISO/27001 стандартын шаардлага хангасан байх;

11.19.2. мэдээллийн сан дахь өгөгдлийг шифрлэж (encryption) хадгалах;

11.19.3. мэдээллийн сангийн нөөцлөлийг хугацааны давтамжаар автоматаар болон шаардлагатай үед хийх боломжтой байх.

11.20. Системийн ашиглах заавар, гарын авлага, холбогдох зөвлөгөө нь ашиглахад хялбар, Монгол хэл дээр бичигдсэн байх.

Арванхоёр. Албан хэрэг хөтлөлтийн модулийн шаардлага 12.1. Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааны талаар ерөнхий мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.1.1. бичиг хэргийн ажилтны албаны цахим шуудан нь ирсэн, явсан бичгийн бүртгэлийн модультай холбогдон ажиллах боломжтой байх;

12.1.2. нэгдсэн удирдлагын зарчим, албан тушаалын эрэмбийн дагуу бичиг хамтран боловсруулах, нийтэд мэдээлэх, ирсэн бичгийг шилжүүлэх, шийдвэрлэх боломжтой байх;

12.1.3. нэг утгатай, нэг дугаартай албан бичгийг хэд хэдэн байгууллагад зэрэг илгээх боломжтой байх;

12.1.4. баримт бичгийн нэр, төрөл, ангилал, байгууллагын төрөл зэрэг албан хэрэг бүртгэлтэй холбоотой үндсэн мэдээллийг бичиг хэргийн ажилтан үүсгэх, өөрчлөх боломжтой байх;

12.1.5. үндсэн мэдээлэл нь жагсаалт хэлбэрээр харагддаг, харагдах багананы тохируулгыг хэрэглэгч өөрийн хүссэнээр өөрчлөх боломжтой байх, баганаар эрэмбэлэлт болон хайлтыг хийдэг байх;

12.1.6. системд бүртгэлтэй бүхий л баримт бичгийг хэвлэх боломжтой байх;

12.1.7. тайлан мэдээг машин уншигдах хэлбэрээр (.xls, .xml) эрх бүхий албан тушаалтны тоон гарын үсгээр баталгаажуулан илгээдэг байх;

12.1.8. тайлан мэдээний бие даасан модультай, батлагдсан загварын дагуу машинд уншигдах форматаар нэгж, хэлтэс, газар, байгууллага тус бүрээр болон салбарын хэмжээнд нэгтгэсэн хэлбэрээр тайлан мэдээг гаргах;

12.1.9. тайлан, мэдээг судалгааны зорилгоор тодорхой өгөгдөл, үзүүлэлтээр түүвэрлэн гаргах боломжтой байх;

12.1.10. албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэлийн болон төрийн байгууллагын баримт бичиг солилцооны шаардлагын дагуу байгууллага хооронд албан бичиг шилжүүлэх, хүлээн авах боломжтой байх;

12.1.11. албан хэрэг бүртгэлийн модулиас сонгосон баримтыг товъёог үйлдэн архивын санд илгээх боломжтой байх;

12.1.12. баримт бичгийн урсгалыг зохицуулах боломжтой байх;

12.1.13. ирсэн бичгийн бүртгэлийн дугаар, хяналтын картын дугаар зэрэг дараалал бүхий мэдээллийг програм санал болгож, алгасалтыг мэдээлдэг байх;

12.1.14. ирсэн, явсан бичгийн холбоосыг тус бүрийн модуль дээр хийх боломжтой байх, програм санал болгодог байх.

12.2. Ирсэн бичгийн бүртгэл хяналтын талаарх холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.2.1. албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэлийн шаардлагын дагуу заавал болон нэмэлтээр бүртгэх боломжтой бүхий л утгуудаар бүртгэж, бүртгэлийн бүрдэл болон талбарын утгыг програм шалгаж мэдээлдэг байх;

12.2.2. ирсэн бичгийн бүртгэл модуль дээр шилжүүлэг хийх, шийдвэрлэлтийг оруулах, бичиг хаах, бичгийн хугацаа сунгах, явцын тэмдэглэл оруулах, хянах, харах хэрэглэгчийг нэмэх, хавсралт файл харах үйлдлүүдийг хийх боломжтой байх; 12.2.3. баримт бичгийг бие даан шууд шийдвэрлэх, хамтарч шийдвэрлэх боломжтой байх;

12.2.4. бүртгэлийн карт, хяналтын карт, бүртгэл хяналтын карт зэрэг бүртгэл хяналтын баримтуудын загварыг үүсгэх боломжтой байх;

12.2.5. нэгдсэн удирдлагын зарчим, албан тушаалын эрэмбийн дагуу ирсэн бичгийг шилжүүлэх, шийдвэрлэх боломжтой байх;

12.2.6. ирсэн, явсан бичгийн хариуг харгалзах холбоосоор холбож харуулах боломжтой байх.

12.3. Баримт бичиг боловсруулалтын талаарх холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.3.1. баримт бичгийн MNS 5140:2011 стандартаар тогтоосон нэр төрлийн баримт бичгүүдийг уг стандартын шаардлагын дагуу боловсруулах боломжтой байх;

12.3.2. эрх бүхий хэрэглэгч баримт бичгийн загварыг шинээр үүсгэж, хадгалах, баримт бичгийн загвар (template) файлын санг удирдан зохион байгуулах боломжтой байх;

12.3.3. баримт бичгийг загвар ашиглан шинээр боловсруулах боломжтой байх;

12.3.4. баримт бичгийг дуусгалгүйгээр төсөл хэлбэрээр хадгалах боломжтой байх; 12.3.5. өөр өөр байгууллагын ажилтнууд баримт бичгийн төслийг хамтран боловсруулах боломжтой байх;

12.3.6. албан бичгийн бичвэрийн алдаа шалгах боломжтой байх;

12.3.7. баримт бичигт нэгдсэн удирдлагын зарчим, албан тушаалын эрэмбийн дагуу эрх бүхий албан тушаалтан тоон гарын үсгээр баталгаажуулалт хийдэг байх;

12.3.8. баримт бичгийг нэр төрөл, хадгалах хугацаагаар нь ангилан төрөлжүүлдэг байх;

12.3.9. хянасан, зөвшөөрсөн, танилцсан, санал өгсөн тухай бүртгэл, тэмдэглэл хийх боломжтой байх;

12.3.10. баримт бичгийн төсөлд орсон өөрчлөлтүүдийг хадгалдаг хувилбарын хяналт удирдлагатай байх, хувилбаруудыг харьцуулж харах боломжтой байх.

12.4. Явуулсан бичгийн зохион байгуулалтын талаарх холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.4.1. явуулсан бичгийг төрийн байгууллага, албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэлийн шаардлагын дагуу заавал болон нэмэлтээр бүртгэх боломжтой бүхий л утгуудаар бүртгэж, бүртгэлийн бүрдэл болон талбарын утгыг програм шалгаж мэдээлдэг байх;

12.4.2. тоон гарын үсгээр баталгаажсан албан бичгийг хавсралтын хамт бүртгэх боломжтой байх;

12.4.3. баримт бичгийг боловсруулсан ажилтан нь байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу зохион байгуулалтын нэгжийн ангиллаар цахим баримт бичгийг мэдээллийн санд шилжүүлэх боломжтой байх;

12.4.4. холбогдох хууль, дүрэм, журам, зааварт заасан хугацааны дагуу архивын санд илгээдэг байх;

12.4.5. баримт бичгийн шийдвэрлэлтийн төлөвийг илгээгч талд мэдээлдэг байх;

12.4.6. ирсэн бичигт хариу баримт бичиг боловсруулах тохиолдолд тус баримт бичигт ирсэн бичгийг шууд хавсаргах;

12.4.7. явуулсан бичгийн хавсралт файлууд нь .pdf өргөтгөлтэй байх.

12.5. Хэвлэмэл хуудасны загварчлал, захиалгын талаарх холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.5.1. хэвлэмэл хуудасны загварыг зохиомжлохдоо ХУР системээр дамжуулан улсын бүртгэлийн мэдээллийн сангаас цахим хэлбэрээр татах, эрх бүхий албан тушаалтнаар хянуулах, батлуулах үйлдэл хийх боломжтой байх.

12.6. Албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааны явцад баримт бичгийн хадгалалтын талаарх холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

12.6.1. баримт бичгийг байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу нэр төрөл, хадгалах хугацаагаар ангилан хадгалах боломжтой байх;

12.6.2. байгууллагын албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд мөрдөж буй тоо бүртгэлийн баримт бичгүүдийг цахим хэлбэрээр хөтлөх, тэдгээрийг хадгалах боломжтой байх.

Арвангурав. Архивын модулийн шаардлага

13.1. Архивын үйл ажиллагааны талаар ерөнхий мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

13.1.1. байгууллагын архивын түүхчилсэн лавлах, танилцуулга зэрэг мэдээлэл оруулах, баяжуулах боломжтой байх;

13.1.2. байгууллагын архивын ажлын үндсэн зааврын дагуу тоо бүртгэлийн туслах баримт бичгүүдийн бүртгэлүүдийг хөтлөх боломжтой байх;

13.1.3. байгууллагын архивын ажлын үндсэн зааврын дагуу хадгаламжийн нэгжийн данс, бүртгэл, тоо бүртгэлийн үндсэн баримт бичгүүдийг хөтлөх боломжтой байх;

13.1.4. хадгаламжийн нэгжийн нууцын зэрэг, ангилал, мэдээлэл тээгчийн төрөл зэрэг мэдээллүүд нь мастер өгөгдөл хэлбэрээр бүртгэгдсэн байх;

13.1.5. байгууллагын баримт бичгийн нэр төрөл, хадгалах хугацааны жагсаалтыг мастер өгөгдөл хэлбэрээр бүртгэсэн байх, баяжуулах, нэмэлт өөрчлөлт оруулах боломжтой байх;

13.1.6. бүртгэл мэдээллийг системийн зохицуулагч хянах, засварлах, шинээр үүсгэх боломжтой байх.

13.2. Нэгдсэн ангиллын талаар холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

13.2.1. баримтын төрлөөс хамааран батлагдсан нэгдсэн ангилалд бүртгэх боломжтой байх;

13.2.2. нэгдсэн ангиллыг системийн зохицуулагч баяжуулдаг байх;

13.2.3. ангилал тус бүрт холбоотой мэдээллээр ерөнхий шаардлагын дагуу тайлан гаргадаг байх.

13.3. Архивын баримтын бүрдүүлэлт, нягтлан шалгалтын талаар холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага: 13.3.1. байгууллагын архивын ажилтнууд тухайн жилд нөхөн бүрдүүлэлтээр байгууллагын архивт хүлээн авсан, төрийн архивт хуулийн хугацаанд багтаан хүлээлгэн өгсөн, холбогдох төрийн архивын дэргэдэх баримт бичиг нягтлан шалгах арга зүйн комиссын эцсийн шийдвэрээр устгахаар зөвшөөрөгдсөн баримтын тоон мэдээ болон архивын эрдэм шинжилгээний лавлахуудын талаарх мэдээ оруулах, баяжуулах, нэмэлт, өөрчлөлт тусгах боломжтой байх;

13.3.2. архивын баримтыг нягтлан шалгасан, эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийсэн талаарх мэдээллийг оруулах, баяжуулах, нэмэлт, өөрчлөлт тусгах боломжтой байх;

13.3.3. хадгаламжийн нэгжийн хадгалах хугацааг үлгэрчилсэн жагсаалтаас сонгож оруулах боломжтой байх;

13.3.4. архивын баримтын улсын нэгдсэн тоон мэдээ, холбогдох тайланг ерөнхий шаардлагын дагуу гаргах боломжтой байх;

13.3.5. архивын програм хангамжаас цахим баримтыг үүсгэх боломжтой байх бөгөөд цахим баримтыг засварлах боломжгүй, юникод тэмдэгтээр хайлт хийх боломжтой байх;

13.3.6. цахим архивыг тодорхой хугацааны дараа нөөц хуулбараар хадгалах боломжтой байх;

13.3.7. хадгаламжийн нэгжийг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн зааврын дагуу тохируулах боломжтой байх.

13.4. Байгууллагын баримт нягтлан шалгах комиссын хурлын үйл ажиллагааны талаар холбогдох мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

13.4.1. системийн зохицуулагч хурлын дарга, нарийн бичгийн дарга, гишүүдийн хэрэглэгчийн эрх, үүргийг тохируулдаг байх;

13.4.2. хурлаар хэлэлцэж буй асуудал тус бүрд гишүүдээс санал авах талбар үүсгэх;

13.4.3. хурлын нарийн бичгийн дарга гишүүдийн саналыг нэгтгэх боломжтой байх; 13.4.4. гишүүд санал өгөхдөө үлгэрчилсэн жагсаалт, батлагдах данс, бүртгэлийг програмаас шууд харах боломжтой байх;

13.4.5. хурлаар хэлэлцүүлэх баримт бичгүүд болон бусад асуудлыг хавсарган харах, хэлэлцүүлэх боломжтой байх.

13.5. Архивын баримтын тооллогын талаарх мэдээлэл оруулахад тавигдах шаардлага:

13.5.1. архивын баримтын тооллогыг нэгдсэн, хэсэгчилсэн, сэдэвчилсэн хэлбэрээр хийх боломжтой байх;

13.5.2. тооллогын явцад гарсан бүртгэлийн алдааг засварлаж тооллогын мэдээнд оруулах боломжтой байх;

13.5.3. архивт хадгалагдаж байгаа бүх баримтыг хэвлэх боломжтой байх."

3. Мөн журмын 1.1 дэх заалтын "зорилго нь" гэсний дараа "төрийн байгууллагуудад хэрэглэх архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжид тавигдах нийтлэг шаардлагыг тогтоож," гэж, 3.5 дах заалтын "энэ журмын" гэсний дараа "болон төрийн байгууллагуудад хэрэглэх архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжид тавигдах нийтлэг" гэж тус тус нэмсүгэй.

4. Мөн журмын нэрийг "Төрийн байгууллагуудад хэрэглэх архив, албан хэрэг хөтлөлтийн програм хангамжид тавигдах нийтлэг шаардлага, цахим хэлбэрээр албан хэрэг хөтлөх нийтлэг журам" гэж өөрчилсүгэй.

Монгол Улсын Ерөнхий сайд У.ХҮРЭЛСҮХ

Хууль зүй, дотоод хэргийн сайд Ц.НЯМДОРЖ