A

A

A

Бүлэг: 1979

МОНГОЛ УЛСЫН ХУУЛЬ

2020 оны 04 сарын 24 өдөр

Төрийн ордон, Улаанбаатар хот

АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ТУХАЙ

/ШИНЭЧИЛСЭН НАЙРУУЛГА/

НЭГДҮГЭЭР БҮЛЭГ

НИЙТЛЭГ ҮНДЭСЛЭЛ

1 дүгээр зүйл.Хуулийн зорилт

Хэвлэх

1.1.Энэ хуулийн зорилт нь Монгол Улс дахь үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтыг бүрдүүлэх, бүртгэх, хадгалах, хамгаалах, хяналт тавих, ашиглах болон албан хэрэг хөтлөлтийг зохион байгуулахтай холбогдсон харилцааг зохицуулахад оршино.

2 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомж

Хэвлэх

2.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомж нь Монгол Улсын Үндсэн хууль, Монгол хэлний тухай хууль, Соёлын өвийг хамгаалах тухай хууль, Зөвшөөрлийн тухай хууль, Цахим гарын үсгийн тухай хууль, энэ хууль болон эдгээр хуультай нийцүүлэн гаргасан хууль тогтоомжийн бусад актаас бүрдэнэ.

/Энэ хэсэгт 2023 оны 01 дүгээр сарын 06-ны өдрийн хуулиар нэмэлт оруулсан./

2.2.Монгол Улсын олон улсын гэрээнд энэ хуульд зааснаас өөрөөр заасан бол олон улсын гэрээний заалтыг дагаж мөрдөнө.

3 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд баримтлах зарчим

Хэвлэх

3.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд дараах зарчмыг баримтална:

3.1.1.арга зүйн хувьд нэгдмэл байх;

3.1.2.бүрдүүлэлт тогтмол, бүрэн байх;

3.1.3.хараат бус байх;

3.1.4.хадгалалт, хамгаалалт аюулгүй, найдвартай байх;

3.1.5.ашиглалт хуулийн хүрээнд нээлттэй, шуурхай байх.

4 дүгээр зүйл.Хуулийн нэр томьёоны тодорхойлолт

Хэвлэх

4.1.Энэ хуульд хэрэглэсэн дараах нэр томьёог доор дурдсан утгаар ойлгоно:

4.1.1."архив" гэж архивын баримтыг энэ хуульд заасан журмын дагуу хүлээн авах, бүрдүүлэх, бүртгэх, хадгалах, хамгаалах, хяналт тавих, ашиглуулах үүрэг бүхий байгууллага болон байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийг;

4.1.2."архивын баримт" гэж архивт байнга болон түр хугацаагаар хадгалагдаж байгаа бүх төрлийн баримтыг;

4.1.3."архивын хадгаламжийн нэгж" гэж тодорхой шинжээр нь ангилан төрөлжүүлсэн, биет байдлаараа тус тусдаа хадгалагдаж байгаа бүртгэлийн дугаар бүхий нэг буюу хэд хэдэн баримтыг;

4.1.4."архивын хөмрөг" гэж өөр хоорондоо гарал үүсэл, учир шалтгааны салшгүй холбоотой энэ шинжээрээ ангилагдан хадгалагдаж байгаа архивын баримтыг;

4.1.5."байгууллагын архив" гэж хуулийн этгээдийн үйл ажиллагаанд үүссэн архивын баримтын бүрдүүлэлт, бүртгэл, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагааг хэрэгжүүлж байгаа зохион байгуулалтын нэгжийг;

4.1.6.“баримт бичиг” гэж мэдээлэл тээгчид буулгаж тэмдэглэсэн мэдээллийг;

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

4.1.7."баримт бичгийн бүрдэл" гэж баримт бичиг зохиож бүрдүүлэх, тэдгээрийг албан ёсны хүчинтэй болгоход зайлшгүй шаардлагатай хууль тогтоомж, стандартаар тогтоож баримтжуулсан мэдээллийг;

/Энэ заалтад 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

4.1.8."баримт бичгийн үнэ цэнийг нягтлан шалгах" гэж баримт бичгийн хадгалах хугацааг тодорхойлох, архивын хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд баримт сонгох зорилгоор тэдгээрийн түүх, эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл, лавлагаа болон бусад ач холбогдлыг судлах арга ажиллагааг;

4.1.9."гамшиг" гэж Гамшгаас хамгаалах тухай хуулийн 4.1.1-д заасныг;

4.1.10."үндэсний архивын сан хөмрөг" гэж хадгалагдаж байгаа байршил, өмчийн хэлбэр, үүссэн эх сурвалж, хугацаанаас үл хамаарч монголын ард түмний амьдрал, хөгжлийн түүхийг тусгасан, эрдэм шинжилгээ, нийгэм, улс төр, эдийн засаг, соёл, шинжлэх ухааны ач холбогдолтой архивт байнга хадгалагдах бүх төрлийн баримтыг;

4.1.11."хөмрөг үүсгэгч" гэж үйл ажиллагааныхаа явцад түүхийн үнэ цэнэтэй баримтаар архивын хөмрөг үүсгэж байгаа хүн, хуулийн этгээдийг;

4.1.12."хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалт" гэж байгууллагын үйл ажиллагаанд тухайн жилд хөтлөгдөх албан хэргийн нэр, тэдгээрийн хадгалах хугацааг тодорхойлж гаргасан жагсаалтыг;

4.1.13."цахим баримт бичиг" гэж Нийтийн мэдээллийн ил тод байдлын тухай хуулийн 4.1.9-д заасныг;

/Энэ заалтад 2021 оны 12 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

4.1.14.“гарын үсэг” гэж цаасан баримт бичигт зурсан бичмэл гарын үсэг, эсхүл Цахим гарын үсгийн тухай хуулийн 4.1.10-т заасан цахим гарын үсгийг.

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

ХОЁРДУГААР БҮЛЭГ

АРХИВ, АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТИЙН ТАЛААРХ ТӨРИЙН БАЙГУУЛЛАГЫН БҮРЭН ЭРХ, ЧИГ ҮҮРЭГ, ЗОХИОН БАЙГУУЛАЛТ

5 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх төрийн байгууллагын бүрэн эрх

Хэвлэх

5.1.Улсын Их Хурал архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар дараах бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ:

5.1.1.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр төрийн бодлогыг тодорхойлох;

5.1.2.төрийн архивын сан хөмрөгт хамаарах баримтын өмчлөх эрхийг бусдад шилжүүлэх асуудлыг шийдвэрлэх;

5.1.3.хуульд заасан бусад бүрэн эрх.

5.2.Засгийн газар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар дараах бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ:

5.2.1.үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын бүрдүүлэлт, бүртгэл, хадгалалт, ашиглалтын үйл ажиллагаанд мэдээллийн технологийн ололтыг нэвтрүүлэх талаар нэгдсэн арга хэмжээг авч хэрэгжүүлэх;

5.2.2.төрийн архивт шаардагдах хөрөнгийг жил бүрийн төсөвт тусган шийдвэрлэх, зориулалтын байр, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслээр хангах, технологийн шинэчлэл хийх, хүний нөөцийг бэхжүүлэх, ажилтны нийгмийн асуудлыг шийдвэрлэх, тодорхой төсөл, хөтөлбөр баталж хэрэгжүүлэх;

5.2.3.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд улсын үзлэг зохион байгуулах талаар шийдвэр гаргах;

5.2.4.төрийн байгууллагын үйл ажиллагаанд баримт бичгийн удирдлагын цахим тогтолцоог нэвтрүүлэх, архив, албан хэрэг хөтлөлтийн программ хангамжид тавих нийтлэг шаардлагыг үндэслэж нэгдсэн арга хэмжээг авах, санхүүжүүлэх;

5.2.5.төрийн архивын сан хөмрөгийн баримтыг хуульд заасан үндэслэл, журмын дагуу гадаадад түр гаргах зөвшөөрөл олгох;

5.2.6.хуульд заасан бусад бүрэн эрх.

5.3.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн төрийн захиргааны төв байгууллага дараах бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ:

5.3.1.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомж, Засгийн газрын шийдвэрийн биелэлтийг зохион байгуулах;

5.3.2.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомжийг хэрэгжүүлэхтэй холбоотой журам, зааврыг баталж мөрдүүлэх;

5.3.3.хуульд заасан бусад бүрэн эрх.

5.4.Аймаг, сум, нийслэл, дүүргийн  иргэдийн Төлөөлөгчдийн Хурал архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаар дараах бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ:

/Энэ хэсэгт 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

5.4.1.Засаг даргын үйл ажиллагааны хөтөлбөр, аймаг, сум, нийслэл, дүүргийн эдийн засаг, нийгмийг хөгжүүлэх үндсэн чиглэлд архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг боловсронгуй болгох чиглэлээр тодорхой арга хэмжээг тусгаж батлах;

/Энэ заалтад 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

5.4.2.архивын үйл ажиллагаанд шаардагдах орон нутгийн төсвийг батлах;

5.4.3.орон нутгийн өмчийн байгууллага хувьчлагдах тохиолдолд архивын баримтыг холбогдох төрийн архивт шилжүүлэх шийдвэр гаргах;

5.4.4.хуульд заасан бусад бүрэн эрх.

5.5.Аймаг, сум, нийслэл, дүүргийн  Засаг дарга архив, албан хэрэг хөтлөлтийн  талаар дараах бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ:

/Энэ хэсэгт 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

5.5.1.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх хууль тогтоомжийг харьяа нутаг дэвсгэртээ хэрэгжүүлэх ажлыг зохион байгуулах;

5.5.2.архивыг зориулалтын байр, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслээр хангах, архив, албан хэрэг хөтлөлтийн ажилтныг мэргэшүүлэх, давтан сургах, тэдгээрийн нийгмийн асуудлыг шийдвэрлэх талаар зохион байгуулалтын арга хэмжээг авч хэрэгжүүлэх;

5.5.3.архивын ажил үйлчилгээ, төрийн архивын баримтын хадгалалт, хамгаалалт, бүрдүүлэлт, ашиглалтын талаарх төрийн чиг үүргийг төлөөлөн гүйцэтгэх;

/Энэ заалтыг 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар нэмсэн./

5.5.4.аймаг, нийслэлийн Засаг дарга нь төрийн архивын зориулалтын байраар хангах асуудлыг орон нутгийн хөрөнгөөр шийдвэрлэх боломжгүй тохиолдолд Засгийн газар, төрийн захиргааны төв байгууллагад саналаа уламжлах;

/Энэ заалтыг 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар нэмсэн./

5.5.5.хуульд заасан бусад бүрэн эрх.

/Энэ заалтын дугаарт 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

5.6.Энэ хуулийн 5.2.5-д заасан зөвшөөрөл олгох асуудлыг Соёлын өвийг хамгаалах тухай хуулийн 52 дугаар зүйлд заасны дагуу шийдвэрлэнэ.

/Энэ хэсгийг 2023 оны 01 дүгээр сарын 06-ны өдрийн хуулиар нэмсэн./

6 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага

Хэвлэх

6.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага дараах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

6.1.1.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомжийг хэрэгжүүлэх ажлыг улсын хэмжээнд зохион байгуулах, хяналт тавих;

6.1.2.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг нэгдсэн удирдлага, төлөвлөлт, зохион байгуулалт, арга зүйгээр хангах;

6.1.3.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд улсын үзлэг зохион байгуулах;

6.1.4.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр арга зүйн баримт бичиг баталж мөрдүүлэх, энэ чиглэлээр төрийн байгууллагын үйл ажиллагааны уялдаа холбоог хангах;

6.1.5.архив судлал, баримт судлалыг хөгжүүлэх;

6.1.6.үндэсний архивын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх, хөтлөх;

6.1.7.цахим хэлбэрээр архив, албан хэрэг хөтлөлтийн цахим мэдээллийн сан бүрдүүлэх хадгалах, ашиглах, аюулгүй байдлыг хангахад хяналт тавих;

6.1.8.үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрдүүлэлт, бүртгэл, хадгалалт, хамгаалалт, ашиглалттай холбоотой асуудлыг судалж нэгдсэн бодлого хэрэгжүүлэх;

6.1.9.архивын баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах ажлын арга зүй, зохион байгуулалт, шалгуур үзүүлэлтийг тодорхойлох;

6.1.10.үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах баримтын агуулга, бүрэлдэхүүнийг тодорхойлж архив, хөмрөгөөр нь ангилан хадгалах, төрийн архивт баримт шилжүүлэх асуудлыг шийдвэрлэх;

6.1.11.архивын баримтын нэр төрөл, хадгалах хугацааны үлгэрчилсэн болон салбарын жагсаалтыг батлах;

6.1.12.төрийн архивын сан хөмрөгийг бүрдүүлэх эх үүсвэрийн жагсаалтыг батлах;

6.1.13.архивын баримтыг хосгүй үнэт, нэн үнэт зэрэглэлд хамааруулах асуудлыг шийдвэрлэх;

6.1.14.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн сургалтын хөтөлбөрийн агуулгыг хянах, дүгнэлт гаргах, зөвлөгөө өгөх;

6.1.15.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн ажилтныг мэргэшүүлэх, давтан сургах ажлыг зохион байгуулах;

6.1.16.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудлаар гадаад улс, олон улсын байгууллагатай хамтын ажиллагааг хөгжүүлэх;

6.1.17.гадаад улсад байгаа Монгол Улсын үндэсний түүх, соёлд холбогдох аpхивын баpимтыг судалж илpүүлэх, шилжүүлж авах ажлыг зохион байгуулах;

6.1.18.архивын цахим мэдээллийн санг төлбөртэй болон төлбөргүй хадгалах үйлчилгээ үзүүлэх;

6.1.19.хуульд заасан бусад чиг үүрэг.

7 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд тавих хяналт

Хэвлэх

7.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд тавих хяналтын чиг үүргийг хяналтын улсын ерөнхий байцаагч, хяналтын улсын ахлах байцаагч, хяналтын улсын байцаагч /цаашид "улсын байцаагч" гэх/ хэрэгжүүлнэ.

7.2.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга нь улсын ерөнхий байцаагч байна.

7.3.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага хяналтын асуудал хариуцсан зохион байгуулалтын нэгжтэй байна.

7.4.Улсын ерөнхий байцаагчийн эрхийг Засгийн газар, улсын байцаагчийн эрхийг улсын ерөнхий байцаагч олгоно.

7.5.Улсын ерөнхий байцаагч нь улсын байцаагчийг мэргэжил, арга зүйн удирдлагаар хангаж, үйл ажиллагаанд нь хяналт тавьж ажиллана.

7.6.Энэ хуулийн 7.1-д заасан улсын байцаагч Төрийн хяналт шалгалтын тухай хуульд заасан бүрэн эрхийг хэрэгжүүлнэ.

7.7.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх хууль тогтоомжийн хэрэгжилтэд хяналт тавих ажлыг харьяалагдах салбар, эсхүл орон нутагт зохион байгуулах зорилгоор төрийн архив нь архив, албан хэрэг хөтлөлтийн орон тооны улсын байцаагчтай байна.

7.8.Улсын байцаагч төрийн жинхэнэ албан тушаалд дөрвөөс доош­гүй жил ажилласан, архив, албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр мэргэшсэн байна.

7.9.Улсын байцаагч Төрийн хяналт шалгалтын тухай хуулийн 10.8-д заасны дагуу олгосон үнэмлэх, албаны болон хувийн дугаар бүхий тэмдэг, албан шаардлага, дүгнэлт, акт, мэдэгдлийн хэвлэмэл хуудас хэрэглэнэ.

7.10.Энэ хуулийн 27.1.1, 27.1.2, 27.1.3, 27.1.4, 27.1.5, 27.1.6, 27.1.7, 27.1.8, 27.1.10, 27.1.11-д заасан байгууллагын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагааг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын хяналтын улсын байцаагч шалгана.

7.11.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хяналтыг дараах чиглэлээр хэрэгжүүлнэ:

7.11.1.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомжийн хэрэгжилт;

7.11.2.төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журмын хэрэгжилт;

7.11.3.албан хэрэг хөтлөлтийн нийтлэг журмын хэрэгжилт;

7.11.4.баримт бичгийн стандартын хэрэгжилт;

7.11.5.цахим албан хэрэг хөтлөлт;

7.11.6.үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрдүүлэлт, баримтын нягтлан шалгалт;

7.11.7.үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын ашиглалт, архивын үйлчилгээ;

7.11.8.үндэсний архивын сан хөмрөгийн хадгалалт, хамгаалалт;

7.11.9.архивын хөмрөгийн баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн сангийн бүрдүүлэлт, ашиглалт;

7.11.10.хуульд заасан бусад.

7.12.Улсын байцаагч архивын хөмрөгийн баримт хадгалалтын шаардлага хангахгүй нөхцөлд байгаа нь тогтоогдвол зөрчлийг арилгах хүртэл тухайн архивын үйл ажиллагааг түр зогсооно.

7.13.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд хяналт тавихтай холбоотой энэ хуульд заагаагүй бусад асуудлыг холбогдох хуульд заасны дагуу зохицуулна.

8 дугаар зүйл.Сургалт, судалгааны төв

Хэвлэх

8.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага архив судлал, баримт судлалыг хөгжүүлэх, архивын баримтыг эрдэм шинжилгээ, судалгааны эргэлтэд оруулах, олон нийтэд сурталчлах, архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хүний нөөцийн чадавхыг дээшлүүлэх, мэргэшүүлэх зорилгоор сургалт, судалгааны төвтэй байна.

8.2.Сургалт, судалгааны төв дараах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

8.2.1.архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтныг давтан сургах, мэргэшүүлэх;

8.2.2.архивын эрдэм шинжилгээ, судалгааны ажил эрхлэх;

8.2.3.архивын баримтын эмхэтгэл, судалгааны бүтээл бэлтгэх, хэвлэн нийтлэх;

8.2.4.архивын баримтыг сурталчлах, үзэсгэлэн зохион байгуулах;

8.2.5.мэргэжлийн ном, гарын авлага бэлтгэх, сэтгүүл эрхлэн гаргах;

8.2.6.эрдэм шинжилгээний хурал, сургалт, зөвлөгөөн зохион байгуулах.

9 дүгээр зүйл.Баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс

Хэвлэх

9.1.Төрийн архивын дэргэд баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс, байгууллагын дэргэд баримт нягтлан шалгах комисс байх ба тухайн архивыг харьяалах байгууллагын удирдлагын шийдвэрээр байгуулна.

9.2.Энэ хуулийн 9.1-д заасан комисс нь орон тооны бус байна.

9.3.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага энэ хуулийн 9.1-д заасан комиссыг арга зүйн удирдлагаар хангаж ажиллана.

ГУРАВДУГААР БҮЛЭГ

ҮНДЭСНИЙ АРХИВЫН САН ХӨМРӨГ

10 дугаар зүйл.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрэлдэхүүн

Хэвлэх

10.1.Үндэсний архивын сан хөмрөг нь төрийн ой санамж, Монгол Улсын түүх, соёлын өв болохын хувьд өмчийн хэлбэрээс үл хамааран төрийн хамгаалалтад байна.

10.2.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд баримт сонгох асуудлыг тухайн баримтын өмчлөгч /эзэмшигч/-тэй хамтран төрийн архивын дэргэдэх баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс шийдвэрлэнэ.

10.3.Архивын баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгасны үндсэн дээр үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд хамруулна.

10.4.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд баримт сонгох асуудлаар үүссэн маргааныг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага шийдвэрлэнэ.

10.5.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомжид заасны дагуу архивын баримтад нягтлан шалгалт хийгдээгүй тохиолдолд архивын баримтыг устгахыг хориглоно.

10.6.Үндэсний архивын сан хөмрөг дараах баримтаас бүрдэнэ:

10.6.1.Монгол Улсын Ерөнхийлөгч, Үндэсний аюулгүй байдлын зөвлөл, Улсын Их Хурал, түүнд ажлаа шууд хариуцан тайлагнадаг байгууллагын архивын баримт;

10.6.2.Засгийн газар, яам, агентлаг, нутгийн өөрөө удирдах болон нутгийн захиргааны байгууллагын архивын баримт;

10.6.3.Үндсэн хуулийн цэц, шүүх, прокурорын байгууллагын архивын баримт;

10.6.4.төрийн өмчит үйлдвэрийн газар, төрийн өмчит болон төрийн өмчийн оролцоотой хуулийн этгээд, улсын төсөвт байгууллага, төрийн чиг үүргийг хууль, эсхүл гэрээний үндсэн дээр хэрэгжүүлж байгаа хуулийн этгээдийн архивын баримт;

10.6.5.Улсын Их Хуралд суудалтай улс төрийн нам, эвслийн бүлгийн баримт;

10.6.6.үндэсний төв архив, төрийн бусад архивт хадгалагдаж байгаа архивын баримт, эх сурвалж;

10.6.7.эрх бүхий байгууллагын зөвшөөрлөөр худалдан авсан бэлэглэлийн гэрээгээр болон хуулийн дагуу төрийн өмчид шилжүүлсэн архивын баримт;

10.6.8.төрийн бус байгууллагын архивын баримт;

10.6.9.улс төрийн нам, шашны байгууллагын архивын баримт;

10.6.10.хувийн хэвшлийн хуулийн этгээдийн архивын баримт;

10.6.11.хувь хүний архивын баримт.

11 дүгээр зүйл.Архивын баримтын зэрэглэл

Хэвлэх

11.1.Архивын баримтыг хосгүй үнэт, нэн үнэт, үнэт, ердийн гэж зэрэглэнэ.

11.2.Соёлын өвийг хамгаалах тухай хуулийн 8.3-т заасан шалгуурыг хангасан архивын баримтыг хосгүй үнэт баримтад хамруулна.

11.3.Түүх, соёлын болон шинжлэх ухааны хувьд онцгой ач холбогдолтой, бүртгэл, хадгалалт, ашиглалтын тусгай нөхцөл шаардагдах архивын баримтыг нэн үнэт баримтад хамруулна.

11.4.Үнэт баримтад хосгүй үнэт, нэн үнэт баримт гэж тогтоосноос бусад буюу энэ хуулийн 6.1.11-д заасан жагсаалтад байнга хадгалахаар тусгасан архивын баримт хамаарна.

11.5.Энэ хуулийн 6.1.11-д заасан жагсаалтад түр хугацаагаар хадгалахаар тусгасан архивын баримт нь ердийн зэрэглэлд хамаарна.

11.6.Хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтын шинж чанарт үзлэг хийх, сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, хамгаалалтын хуулбар хувь үйлдэхээс бусад байдлаар ашиглахыг хориглоно.

11.7.Хосгүй үнэт архивын баримтыг тодорхойлох, тэдгээрийн бүртгэл хөтлөх, хадгалах, хамгаалах, ашиглах журмыг соёлын болон архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын гишүүн хамтран батална.

11.8.Нэн үнэт архивын баримтыг тодорхойлох, тэдгээрийн бүртгэл хөтлөх, хадгалах, хамгаалах, ашиглах асуудлыг энэ хуулийн 15.6.6-д заасан журмаар зохицуулна.

11.9.Хосгүй үнэт архивын баримттай холбогдох энэ хуульд заагаагүй бусад асуудлыг Соёлын өвийг хамгаалах тухай хуульд зааснаар зохицуулна.

12 дугаар зүйл.Архивын баримтыг өмчлөх эрх

Хэвлэх

12.1.Архивын баримтын өмчлөгчийн эрхийг хуулиар хамгаална.

12.2.Төрийн байгууллагын архивын баримт нь төрийн өмч байна. Төрийн өмчид байгаа архивын баримтыг бусдад худалдах, арилжаалах, барьцаалах, бэлэглэх, хуульд зааснаас бусад байдлаар дамжуулан ашиглуулахыг хориглоно.

12.3.Төрийн өмчийн бус архивын баримтад төрийн бус байгууллагын, улс төpийн нам, шашны байгууллагын, хувийн өмчийн хуулийн этгээдийн, гадаадын хөрөнгө оруулалттай аж ахуйн нэгж, байгууллагын болон хувь хүний баримт хамаарна.

12.4.Төрийн болон орон нутгийн өмчит хуулийн этгээдийг хувьчилсан тохиолдолд тэдгээрийн үйл ажиллагааны явцад үүссэн архивын баримт төрийн болон орон нутгийн өмчид үлдэнэ.

12.5.Архивын баримтыг өмчийн хэлбэрээс үл хамааран хуульд зааснаас өөрөөр хураан авахыг хориглоно.

12.6.Монгол Улсын түүхэнд хамаарах төрийн болон орон нутгийн өмчийн хөрөнгөөр бий болсон бүх төрлийн архивын баримтын өмчлөл болон архивын хөмрөгийн хамаарлын асуудлаар архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага дүгнэлт гаргана.

12.7.Төрийн архивт байнга хадгалуулах архивын баримт, архивын цахим мэдээллийн санг хуульд өөрөөр заагаагүй бол гадаадын хуулийн этгээд, иргэн, харьяалалгүй хүн, олон улсын байгууллагад хадгалуулах, шилжүүлэхийг хориглоно.

12.8.Төрийн өмчийн бус архивын баримтыг худалдах тохиолдолд тухайн баpимт үндэсний эpх, ашиг сонирхлыг хөндөж байвал төрийн архив тэргүүн ээлжид худалдан авах эрхтэй.

12.9.Төрийн архивт гэрээгээр шилжүүлсэн хувийн өмчийн баримтын өмчлөгч, эзэмшигч нь энэ хуулийн 12.8-д зааснаас бусад баримтыг өмчлөх, эзэмших, ашиглах эрхийг бусдад шилжүүлэх бол энэ тухай төрийн архивт бичгээр, эсхүл цахим хэлбэрээр мэдэгдэнэ.

/Энэ хэсэгт 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар нэмэлт, өөрчлөлт оруулсан./

12.10.Төрийн архивт гэрээгээр шилжүүлсэн хувийн хөмрөг үүсгэгчийн баримтыг эрдэм шинжилгээ, судалгаа, сурталчилгаа, сургалтад ашиглах бол тухайн гэрээний заалтыг баримтална.

13 дугаар зүйл.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн тоо бүртгэл

Хэвлэх

13.1.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримт болон архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт, үнэт баримтыг салбарын харьяалал, өмчийн хэлбэр, мэдээлэл агуулагчийн төрөл, хадгалагдаж байгаа байршлаас үл хамааран тэдгээрт улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтөлнө.

13.2.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөхөд энэ хуулийн 15.6.5-д заасан журмыг баримтална.

13.3.Төрийн архив нь архивын сан хөмрөгийн баримтад зургаан жил тутам нэгдсэн тооллого явуулж, тооллогын дүн мэдээг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад ирүүлнэ.

13.4.Үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах баримтыг хадгалж байгаа төрийн архив нь эдгээр баримтад тоо бүртгэл хөтөлж, энэ хуулийн 13.2-т заасан журмын дагуу мэдээ, тайланг гаргаж ирүүлнэ.

13.5.Энэ хуулийн 13.3-т заасан нэгдсэн тооллого явуулах журмыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

13.6.Байгууллагын архивт хадгалагдаж байгаа баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, баримтын хадгалалт, өөрчлөлт, хөдөлгөөнийг байгууллагын архивын баримтын бүрэлдэхүүн, тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээнд тухайн жилийн 12 дугаар сарын 01-ний өдрийн байдлаар тусгаж харьяалах төрийн архивт 12 дугаар сарын 30-ны өдрийн дотор хүргүүлнэ.

13.7.Төрийн архив энэ хуулийн 13.1-д заасан улсын нэгдсэн тоо бүртгэлд орох баримтын мэдээллийг жил бүрийн 02 дугаар сарын 01-ний өдрийн дотор тоо бүртгэл, мэдээллийн санд оруулах бөгөөд жил бүрийн 02 дугаар сарын 15-ны өдрийн дотор архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад бичгээр, эсхүл цахим хэлбэрээр хүргүүлнэ.

/Энэ хэсэгт 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар нэмэлт, өөрчлөлт оруулсан./

14 дүгээр зүйл.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан

Хэвлэх

14.1.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан бүрдүүлэх, эрхлэн хөтлөх үйл ажиллагааг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага хариуцан гүйцэтгэнэ.

14.2.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сан баримтын тоо хэмжээ, агуулга, бүрэлдэхүүн, өөрчлөлт, хөдөлгөөн, байршлын талаарх мэдээлэл бүхий дараах хэсгээс бүрдэнэ:

14.2.1.үндэсний төв архив, аймаг, нийслэлийн архивын баримтын тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээлэл;

14.2.2.төрөлжсөн болон тусгай архивын баримтын бүрэлдэхүүн, баримтын тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээлэл;

14.2.3.төрийн архивт хөмрөг үүсгэгчийн бүрэлдэхүүн, баримтын тоо хэмжээ, хадгалалтын мэдээлэл;

14.2.4.архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтын мэдээлэл.

14.3.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээлэл цаасан болон цахим хэлбэрээр байх бөгөөд уг санг ашиглан төрийн архивууд хооронд мэдээлэл солилцох нөхцөл бүрдүүлсэн байна.

14.4.Архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн нэгдсэн сангийн мэдээллийг энэ хуулийн 30.4-т заасан журмын дагуу нийтэд ашиглуулна.

ДӨРӨВДҮГЭЭР БҮЛЭГ

АРХИВЫН ТӨРӨЛ, ҮНДСЭН ЧИГ ҮҮРЭГ

15 дугаар зүйл.Архивын төрөл

Хэвлэх

15.1.Архив нь төрийн, байгууллагын, хувь хүний гэсэн төрөлтэй байна.

15.2.Төрийн архивт дараах архив хамаарна:

15.2.1.үндэсний төв архив;

15.2.2.төрөлжсөн архив;

15.2.3.тусгай архив;

15.2.4.аймаг, нийслэлийн архив.

15.3.Өмчийн хэлбэрээс үл хамааран байгууллага бүр архивтай байна.

15.4.Хувь хүн өөрийн бүтээсэн болон хуулийн дагуу олж авсан баримтаараа архив үүсгэж болно.

15.5.Архивын үйл ажиллагааны багц журмыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын гишүүн батална.

15.6.Энэ хуулийн 15.5-д заасан багц журамд дараах журам хамаарна:

15.6.1.төрийн архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам;

15.6.2.салбар архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам;

15.6.3.байгууллагын архивын үйл ажиллагааны нийтлэг журам;

15.6.4.архивын аюулгүй ажиллагааны журам;

15.6.5.үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын улсын нэгдсэн тоо бүртгэл хөтлөх журам;

15.6.6.нэн үнэт архивын баримтыг тодорхойлох, тэдгээрийн бүртгэл хөтлөх, хадгалах, хамгаалах, ашиглах журам.

16 дугаар зүйл.Төрийн архив

Хэвлэх

16.1.Үндэсний төв архив баримтын төрөл зүйл, өмчийн хэлбэр, салбарын хамаарал, нутаг дэвсгэрийн харьяаллаас үл хамааран архивын баримтыг байнга хадгалах бөгөөд төрийн өмчид хамаарах хосгүй үнэт баримтыг улсын хэмжээнд төвлөрүүлж хадгална.

16.2.Төрөлжсөн архив ашигт малтмал, геологи хайгуул, уул уурхай, газрын харилцаа, геодези, зураг зүй, байгаль орчин, ус цаг уур, улсын бүртгэлийн зэрэг тухайн салбар, хуулийн этгээдийн үйл ажиллагааны чиглэлээр хөмрөгийн зохион байгуулалт болон бүрдүүлэлт, хадгалалт, ашиглалт, тоо бүртгэлийн хувьд онцлог бүхий баримт бичгийг улсын хэмжээнд төвлөрүүлэн байнга хадгалах бөгөөд тухайн асуудлыг хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын бүтцэд ажиллана.

16.3.Тусгай архив шүүх, прокурор, гадаад харилцаа, батлан хамгаалах, тагнуул, цагдаа, шүүхийн шийдвэр гүйцэтгэх, улсын хил хамгаалах байгууллагын бүтцэд ажиллах бөгөөд хэрэг маргаан хянан шийдвэрлэх, батлан хамгаалах, гадаад бодлого, үндэсний аюулгүй байдал, улсын хил хамгаалах, шүүхийн шийдвэр гүйцэтгэх үйл ажиллагаанд холбогдох баримт бичгийн эх хувийг төвлөрүүлж байнга хадгална.

16.4.Аймаг, нийслэлийн архив нь аймаг, нийслэлийн Засаг даргын эрхлэх асуудлын хүрээнд нутгийн захиргааны агентлагийн эрх хэмжээтэй ажиллаж, тухайн орон нутгийн хэмжээнд архив, албан хэрэг хөтлөлтийн чиг үүргийг хэрэгжүүлж, үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах архивын баримтыг төвлөрүүлж байнга хадгална.

/Энэ хэсгийг 2022 оны 4 дүгээр сарын 22-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

16.5.Үндэсний төв архив, нийслэлийн архив нь салбар архивтай байж болно.

16.6.Салбар архивын үйл ажиллагааг энэ хуулийн 15.6.2-т заасан журмаар зохицуулна.

17 дугаар зүйл.Төрийн архивын үндсэн чиг үүрэг

Хэвлэх

17.1.Төрийн архив дараах үндсэн чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

17.1.1.архивын сан хөмрөгийг түүх, эрдэм шинжилгээний ач холбогдолтой бүх төрлийн баримт, эх сурвалжаар нөхөн баяжуулах;

17.1.2.архивын сан хөмрөгийн баримтыг тогтоосон журам, стандартын дагуу хадгалж, хамгаалах;

17.1.3.архивын баримтын тоо бүртгэл хөтлөх;

17.1.4.архивын баримтад нягтлан шалгалт хийх;

17.1.5.хөмрөгийн баримтын агуулга, бүрэлдэхүүн, байршлыг нээн харуулсан архивын эрдэм шинжилгээ, мэдээлэл, лавлагааны сан бүрдүүлэх;

17.1.6.архивын баримтын тоо бүртгэл, мэдээллийн сан бүрдүүлэх;

17.1.7.архивын хөмрөгийн баримтад тооллого явуулах;

17.1.8.архивын хөмрөгийн баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлэх;

17.1.9.байгууллага, иргэний хүсэлтээр архивын лавлагаа, баримтын хуулбар олгох зэрэг архивын үйлчилгээ үзүүлэх;

17.1.10.архивын ашиглалтын үйл ажиллагаанд цахим үйлчилгээ нэвтрүүлэх;

17.1.11.хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтыг хамгаалалтын хуулбар хувьтай болгох, баримтын эх хувийн ашиглалтыг хязгаарлах;

17.1.12.архивын баримтыг сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, ариутгах арга хэмжээг авах;

17.1.13.төрийн өмчийн бус хосгүй үнэт, нэн үнэт архивын баримтыг хадгалах, хамгаалах талаар мэргэжил, арга зүйн зөвлөгөө өгөх;

17.1.14.архивын баримтыг судлах, сурталчлах, хэвлэн нийтлэх;

17.1.15.салбар архивын болон хөмрөг үүсгэгч байгууллагын архив, албан хэрэг хөтлөлтийн үйл ажиллагаанд хяналт тавих, мэргэжил, арга зүйн зөвлөгөө өгөх, сургалт зохион байгуулах.

17.2.Төрийн архивын сан хөмрөгийг бүрдүүлэх, баримтыг нягтлан шалгах, хадгалах, хамгаалах, ашиглуулах, тоо бүртгэл мэдээллийн сан бүрдүүлэх, хөтлөх ажиллагааг энэ хуулийн 15.6.1-д заасан журмаар зохицуулна.

18 дугаар зүйл.Төрийн архивын баримт нягтлан шалгах арга зүйн комиссын чиг үүрэг

Хэвлэх

18.1.Төрийн архивын дэргэд хөмрөг үүсгэгч байгууллагын баримтын агуулга, бүрэлдэхүүнийг тодорхойлох, баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах, байнгын хадгалалтад баримт сонгож авах зорилгоор энэ хуулийн 9.1-д заасны дагуу баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс ажиллана.

18.2.Төрийн архивын баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс дараах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

18.2.1.архивын баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгаж, ач холбогдол, хадгалах хугацааг тодорхойлох;

18.2.2.төрийн архивын сан хөмрөгийг бүрдүүлэх эх үүсвэрийг тогтоож, байнгын хадгалалтад баримт сонгон авах;

18.2.3.архивын баримтын хадгалах хугацааны жагсаалтыг хэлэлцэж, архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагад хүргүүлэх;

18.2.4.байнга, түр хадгалах баримтын данс, бүртгэл, устгах баримтын жагсаалтыг хэлэлцэж батлах;

18.2.5.архивын дотоодод мөрдөх арга зүйн баримт бичгийн төслийг хэлэлцэж, эрх бүхий албан тушаалтнаар батлуулах;

18.2.6.архивын хөмрөгийн баримтын шилжилт хөдөлгөөний талаар хэлэлцэж, шийдвэрлэх;

18.2.7.байгууллагын баримт нягтлан шалгах комисст мэргэжил, арга зүйн туслалцаа үзүүлэх.

18.3.Энэ хуулийн 16.5-д заасан салбар архивын дэргэд баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисс байна.

19 дүгээр зүйл.Төрийн архивыг харьяалах байгууллагын чиг үүрэг, төрийн архивын удирдлагыг томилох, чөлөөлөх

Хэвлэх

19.1.Төрийн архивын талаар тухайн архивыг харьяалж байгаа төрийн байгууллагын удирдлага дараах арга хэмжээг хэрэгжүүлнэ:

19.1.1.архивыг мэргэжлийн боловсон хүчнээр хангах, архивын ажилтны мэдлэг боловсролыг дээшлүүлэхэд дэмжлэг үзүүлэх;

19.1.2.архивт шаардагдах тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл, программ хангамжийг шийдвэрлэх, мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах;

19.1.3.архивын баримтыг зориулалтын байр, тавиур, шүүгээнд холбогдох журам, стандартын дагуу хадгалах нөхцөл бүрдүүлэх;

19.1.4.архивын баримтын эх хувьд аливаа засвар, өөрчлөлт оруулахгүй байхад хяналт тавих.

19.2.Үндэсний төв архивын даргыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга томилж, чөлөөлнө.

19.3.Аймаг, нийслэлийн архивын даргыг тухайн шатны Засаг дарга архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагатай зөвшилцсөний үндсэн дээр томилж, чөлөөлнө.

19.4.Төрөлжсөн болон тусгай архивын даргыг тухайн асуудал эрхэлсэн төрийн байгууллагын удирдлага архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагатай зөвшилцсөний үндсэн дээр томилж, чөлөөлнө.

19.5.Үндэсний төв архивын салбар архивын даргыг тухайн архивыг харьяалах байгууллагын удирдлага архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагатай, нийслэлийн архивын салбар архивын даргыг тухайн архивыг харьяалах байгууллагын удирдлага нийслэлийн архивтай зөвшилцсөний үндсэн дээр томилж, чөлөөлнө.

20 дугаар зүйл.Төрийн архивт тавих хүний нөөцийн шаардлага

Хэвлэх

20.1.Төрийн архив нь улсын байцаагч, мэргэжилтэн, эрдэм шинжилгээний ажилтан, зааварлагч-арга зүйч, архивч, сан хөмрөгч, мэдээллийн технологийн ажилтан, сэлбэн засагч, баримт ариутгагч болон бусад хуульд заасан чиг үүргийг хэрэгжүүлэх орон тооны ажилтантай байна.

20.2.Төрийн архивын ажлын байрны жишиг нормативыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн болон хөдөлмөр, нийгмийн хамгааллын асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын гишүүн хамтран батална.

21 дүгээр зүйл.Төрийн архивын санхүүжилт

Хэвлэх

21.1.Төрийн архивын үйл ажиллагааг улс, орон нутгийн төсвөөс санхүүжүүлнэ.

21.2.Төрийн архивыг зориулалтын байр, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгслээр хангах, архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтыг худалдан авах, даатгалд хамруулах, сэргээн засварлах, тусгай горимд хадгалахад шаардагдах хөрөнгийн эх үүсвэрийг жил бүрийн улсын төсөвт тусгана.

22 дугаар зүйл.Төрийн архив байгуулах, өөрчлөх, татан буулгах

Хэвлэх

22.1.Монгол Улсын засаг захиргаа, нутаг дэвсгэрийн нэгжид өөрчлөлт орсноос бусад тохиолдолд аймаг, нийслэлийн архивыг шинээр байгуулах, татан буулгахыг хориглоно.

22.2.Энэ хуулийн 22.1-д зааснаас бусад төрийн архив болон түүний салбар архивыг байгуулах, татан буулгах, нийлүүлэх, нэгтгэх, тусгаарлах, хуваах, өөрчлөх асуудлыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын гишүүн шийдвэрлэнэ.

22.3.Төрийн архив болон түүний салбар архивыг энэ хуулийн 22.2-т заасны дагуу өөрчлөн байгуулсан тохиолдолд тухайн архивын баримтыг эрх залгамжлагчид, эсхүл үндэсний төв архивт шилжүүлэх асуудлыг энэ хуулийн 22.2-т заасан шийдвэрт тусгах бөгөөд нууцын холбогдолтой архивын баримтыг Төрийн болон албаны нууцын тухай хуульд заасны дагуу зохицуулна.

23 дугаар зүйл.Байгууллагын архив

Хэвлэх

23.1.Байгууллагын архив тухайн байгууллагын эрхлэх асуудлын хүрээнд үйл ажиллагаа явуулж, архивын баримтыг анхан шатанд бүрдүүлж, энэ хуульд заасан хугацаагаар түр хадгална.

23.2.Байгууллагын архив дараах үндсэн чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

23.2.1.албан хэрэг хөтлөлтийн явцад үүссэн хавтаст баримтыг зохион байгуулалтын нэгж, ажилтнаас бүрэн бүрдэлтэй хүлээн авах;

23.2.2.архивын баримтад нягтлан шалгалт хийх;

23.2.3.архивын баримтыг эмхлэн цэгцлэх, ангилан төрөлжүүлэх;

23.2.4.архивын баримтыг холбогдох журам, стандартын дагуу хадгалах, хамгаалах;

23.2.5.архивын баримтад тоо бүртгэл хөтлөх, тооллого явуулах;

23.2.6.архивын баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлж, цахим мэдээллийн сан бүрдүүлэх;

23.2.7.архивын баримтыг байгууллагын үйл ажиллагаанд болон хүн, хуулийн этгээдийн хүсэлтээр ашиглуулах, архивын баримтын лавлагаа, хуулбар олгох;

23.2.8.төрийн архивт шилжүүлэх баримт бичигт эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийх, данс бүртгэл хөтлөх, устгах;

23.2.9.архивын баримтыг харьяалах төрийн архивт шилжүүлэх;

23.2.10.зохион байгуулалтын нэгж, ажилтанд архивын баримт бүрдүүлэх талаар зөвлөгөө, туслалцаа үзүүлэх.

23.3.Байгууллагын архивт баримт хүлээн авах, бүртгэх, нягтлан шалгалт хийх, тоо бүртгэл хөтлөх, тооллого явуулах, хадгалах, хамгаалах, ашиглуулах, эрдэм шинжилгээ, техник боловсруулалт хийх, данс бүртгэл хөтлөх, устгах үйл ажиллагааг энэ хуулийн 15.6.3-т заасан журмаар зохицуулна.

23.4.Байгууллага архивын орон тооны ажилтантай байх бөгөөд байгууллагын үйл ажиллагааны цар хүрээ, чиг үүрэг, архивт хадгалж байгаа баримтын тоо хэмжээг харгалзан энэ хуулийн 20.2-т заасан жишиг нормативыг үндэслэн байгууллагын архивын орон тоог тогтоож болно.

24 дүгээр зүйл.Байгууллагын архивын талаар байгууллагын удирдлагын хүлээх үүрэг

Хэвлэх

24.1.Байгууллагын архивын талаар тухайн байгууллагын удирдлага дараах үүрэг хүлээнэ:

24.1.1.хуульд өөрөөр заагаагүй бол архив хариуцсан ажилтныг томилох, чөлөөлөх, мэргэшүүлэх, давтан сургалтад хамруулах;

24.1.2.архивын баримтыг цахим хэлбэрт шилжүүлж, цахим мэдээллийн сан үүсгэх нөхцөл бололцоог бүрдүүлэх;

24.1.3.архивт шаардлагатай тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэл, программ хангамжийг шийдвэрлэх, мэдээллийн аюулгүй байдлыг хангах;

24.1.4.архивын баримтыг зориулалтын байр, тавиур, шүүгээнд холбогдох журам, стандартын дагуу хадгалах нөхцөл бүрдүүлэх;

24.1.5.архивын баримтын эх хувьд аливаа засвар, өөрчлөлт оруулахгүй байхад хяналт тавих;

24.1.6.архивын баримтыг зохих журмын дагуу устгах, харьяалах төрийн архивын байнгын хадгалалтад шилжүүлэх, тээвэрлэх ажлыг зохион байгуулах, гарах зардлыг хариуцах;

24.1.7.байгууллагын баримт нягтлан шалгах комиссыг байгуулж, ажиллуулах, үйл ажиллагаанд нь хяналт тавих;

24.1.8.жил бүрийн сургалтын хөтөлбөрт архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудлыг тусган, ажилтныг сургалтад хамруулах;

24.1.9.архивын баримтын хадгалалт, хамгаалалтын байдалд хяналт тавих.

25 дугаар зүйл.Байгууллагын баримт нягтлан шалгах комисс

Хэвлэх

25.1.Байгууллагын баримт нягтлан шалгах комиссыг энэ хуулийн 9.1-д заасны дагуу байгуулна.

25.2.Байгууллагын баримт нягтлан шалгах комисс дараах чиг үүргийг хэрэгжүүлнэ:

25.2.1.архивын баримтын үнэ цэнийг нягтлан шалгах;

25.2.2.баримт бичгийн хадгалах хугацааг энэ хуулийн 6.1.11-д заасан жагсаалтыг үндэслэн тодорхойлох;

25.2.3.төрийн архивт шилжүүлэх баримтыг сонгох;

25.2.4.хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг хянан хэлэлцэх;

25.2.5.байнга болон түр хадгалах баримт бичгийн данс бүртгэл, устгах баримтын жагсаалтыг хянан хэлэлцэх;

25.2.6.баримт бичгийн хөтлөлт, бүрдүүлэлтэд үзлэг шалгалт хийх;

25.2.7.архивын баримтын хадгалалт, ашиглалтын байдалд хохирол учруулах онцгой нөхцөл үүсгэж болзошгүй буюу үүссэн тохиолдолд холбогдох төрийн захиргааны байгууллагад мэдэгдэх, зохих арга хэмжээг авч хэрэгжүүлэх.

25.3.Байгууллагын баримт нягтлан шалгах комисс архивын баримттай холбогдох маргаантай асуудлаар харьяалах төрийн архивын баримт нягтлан шалгах арга зүйн комисст хандаж мэргэжил, арга зүйн туслалцаа авч болно.

26 дугаар зүйл.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ

Хэвлэх

26.1.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагаас олгосон тусгай зөвшөөрлийн үндсэн дээр хуулийн этгээд эрхэлнэ.

26.2.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх хуулийн этгээд архивын баримтыг хадгалуулах хүсэлт гаргасан иргэн, хуулийн этгээдтэй гэрээ байгуулах бөгөөд гэрээний загварыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

/Энэ хэсгийг 2023 оны 01 дүгээр сарын 06-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

26.3.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх хуулийн этгээд дараах шаардлагыг хангасан байна:

26.3.1.архивын зориулалтын байр, тоног төхөөрөмж, техник хэрэгсэлтэй байх;

26.3.2.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн чиглэлээр мэргэжлийн ажилтантай байх;

26.3.3.архивын аюулгүй байдлын баталгааг хангасан, баримтын хадгалалт, хамгаалалтын тохиромжтой нөхцөлийг бүрдүүлсэн байх;

26.3.4.Зөвшөөрлийн тухай хуульд заасан бусад шаардлага.

/Энэ заалтад 2022 оны 6 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

26.4.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх тусгай зөвшөөрөл олгох журмыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

/Энэ хэсгийг 2023 оны 01 дүгээр сарын 06-ны өдрийн хуулиар хүчингүй болсонд тооцсон./

26.5.Энэ хуулийн 26.4-т заасан журамд архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх тусгай зөвшөөрөл авахад бүрдүүлэх баримт бичиг, тухайн үйл ажиллагааг эрхлэх нөхцөл, шаардлага, тусгай зөвшөөрөл авах хүсэлтийг хянан шийдвэрлэх, тусгай зөвшөөрөл олгох, олгохоос татгалзах, тусгай зөвшөөрлийн хугацааг сунгах, түдгэлзүүлэх, сэргээх, хүчингүй болгох асуудлыг тусгана.

/Энэ хэсгийг 2023 оны 01 дүгээр сарын 06-ны өдрийн хуулиар хүчингүй болсонд тооцсон./

26.6.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх болон энэ хуулийн 26.2-т заасан гэрээ байгуулахтай холбогдсон энэ хуульд тусгаагүй бусад асуудлыг Зөвшөөрлийн тухай хууль, Иргэний хуульд зааснаар зохицуулна.

/Энэ хэсэгт 2022 оны 6 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

26.7.Архивын баримт хадгалах үйлчилгээ эрхлэх тусгай зөвшөөрөл олгохдоо энэ хуулийн 12.7-д заасныг баримтална.

ТАВДУГААР БҮЛЭГ

АРХИВЫН САН ХӨМРӨГИЙН БҮРДҮҮЛЭЛТ, ХАДГАЛАЛТ, ХАМГААЛАЛТ, АШИГЛАЛТ

27 дугаар зүйл.Төрийн архивын сан хөмрөгийн байнга хадгалах баримтыг байгууллагын архивт хадгалах хугацаа

Хэвлэх

27.1.Дараах байгууллагын архив нь байнга хадгалах баримтыг зохион бүрдүүлсэн оны дараа жилийн 01 дүгээр сарын 01-ний өдрөөс эхлэн тооцож доор дурдсан хугацаанд хадгалж, уг хугацаа дууссаны дараа харьяалах төрийн архивт шилжүүлнэ:

27.1.1.Монгол Улсын Ерөнхийлөгч, түүний Тамгын газрын архив-20 жил;

27.1.2.Үндэсний аюулгүй байдлын зөвлөлийн архив-30 жил;

27.1.3.Улсын Их Хурал, түүний Тамгын газрын архив-40 жил;

27.1.4.Засгийн газар, түүний Хэрэг эрхлэх газрын архив-20 жил;

27.1.5.Үндсэн хуулийн цэцийн архив-20 жил;

27.1.6.шүүх, прокурорын байгууллагын архив-15 жил;

27.1.7.Улсын Их Хуралд ажлаа шууд хариуцан тайлагнадаг байгууллагын архив-20 жил;

27.1.8.яам, агентлаг түүний харьяа байгууллагын архив-16 жил;

27.1.9.нутгийн захиргааны болон өөрөө удирдах байгууллагын архив-8 жил;

27.1.10.хилийн чанадад ажиллаж байгаа дипломат төлөөлөгчийн газрын архив-5 жил;

27.1.11.төрийн болон орон нутгийн өмчийн оролцоотой бүх төрлийн хуулийн этгээдийн архив-8 жил;

27.1.12.энэ хуулийн 27.1-д зааснаас бусад энэ хуулийн 28.5-д заасан жагсаалтад орсон байгууллага, хуулийн этгээдийн архив-15 жил.

27.2.Дараах байнга хадгалах баримтыг доор дурдсан хугацаанд байгууллагын архивт хадгалж, уг хугацаа дууссаны дараа харьяалах төрийн архивт шилжүүлнэ:

27.2.1.төрийн болон орон нутгийн өмчийн оролцоотой хуулийн этгээдэд холбогдох шинжлэх ухаан, технологи, патентын холбогдолтой баримтын эх хувийг-5 жил;

27.2.2.улсын болон орон нутгийн төсвийн хөрөнгө оруулж бүтээгдсэн кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэгийн баримтын эх хувийг-1 жил.

27.3.Энэ хуулийн 16.5-д заасан салбар архивт архивын баримтыг 40 жил хадгалсны дараа төрийн архивт шилжүүлнэ.

27.4.Байгууллага нь хувьчлагдсан, татан буугдсан, дампуурсан болон Иргэний хуулийн 31 дүгээр зүйлд зааснаар өөрчлөн байгуулагдсан бол тухайн байгууллагын архивын баримтыг харьяалах төрийн архивт, эсхүл эрх залгамжлах этгээдэд зургаан сарын дотор шилжүүлнэ.

27.5.Энэ хуулийн 27.1-д заасан байгууллага өөрийн үйл ажиллагааны явцад үүссэн архивын баримтыг эмхлэн цэгцлэх болон төрийн архивт шилжүүлэх ажиллагааг өөрийн хөрөнгөөр гүйцэтгэнэ.

28 дугаар зүйл.Төрийн архивын сан хөмрөг бүрдүүлэх

Хэвлэх

28.1.Энэ хуулийн 27 дугаар зүйлд заасан байгууллагын архивт хадгалах хугацаа дуусгавар болсны дараа архивын баримтыг зохих төрийн архивт тогтмол шилжүүлнэ.

28.2.Энэ хуулийн 15.2.2, 15.2.3, 15.2.4-т заасан төрийн архив нь хосгүй үнэт баримтыг үндэсний төв архивт шилжүүлж хадгалуулна.

28.3.Үндэсний архивын сан хөмрөгт хамаарах архивын баримтыг эмхэлж, цэгцэлсэн байдлаар батлагдсан данс бүртгэлийн хамт төрийн архивт шилжүүлнэ.

28.4.Энэ хуулийн 23.3-т заасан журмын дагуу байгууллагын архив нь цахим баримт бичиг, кино, гэрэл зураг, дуу авиа, дүрс бичлэгийн баримтыг төрийн архивт шилжүүлэхийн өмнө тэдгээрийн хадгалалтын байдалд техникийн чанарын үзлэг хийнэ.

28.5.Энэ хуулийн 15.2-т заасан төрийн архивын хөмрөг үүсгэгч байгууллагаас бусад байгууллагын төрийн архивт шилжүүлэх баримтын жагсаалтыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

28.6.Энэ хуулийн 10.6.8, 10.6.9, 10.6.10, 10.6.11-д заасан хүн, хуулийн этгээд өөрийн өмчлөлд байгаа архивын баримтыг төрийн архивт гэрээний үндсэн дээр шилжүүлэн хадгалуулж болно.

28.7.Энэ хуулийн 28.6-д заасан гэрээний загвар, гэрээ байгуулах журмыг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

28.8.Төрийн өмчийн бус аpхивын сан хөмpөгийг өмчлөгч байгууллагын үйл ажиллагаа дуусгавар болсон, эсхүл иpгэн нас баpсан тохиолдолд эрх залгамжлагч байхгүй бол тэдгээр архивын баримтыг төрийн өмчид хамааруулж, холбогдох төрийн архивт шилжүүлэн хадгалуулна.

28.9.Төрийн архивт шилжүүлэх архивын баримтын жагсаалтад хамрагдаагүй боловч байгууллага, хувь хүний эрх ашгийг хамгаалах, түүхэн үнэ цэнэтэйд тооцогдох, өмчлөл нь тодорхой бус архивын баримтыг хууль ёсны өмчлөгч нь тогтоогдох хүртэл төрийн архивын эзэмшилд шилжүүлнэ.

28.10.Төрийн байгууллагын үйл ажиллагааны явцад үүссэн архивын баримтыг шашны байгууллага, төрийн бус байгууллага, хувийн хэвшлийн хуулийн этгээд, хувь хүнд шилжүүлэхийг хориглоно.

28.11.Төpийн байгууллага, төрийн өмчит үйлдвэрийн газар татан буугдах, өөрчлөн байгуулагдах, хувьчлагдах тохиолдолд тэдгээрийн баримтыг холбогдох төрийн архивт шилжүүлж хадгална.

28.12.Музей, номын сан болон төрийн бус байгууллага нь төрийн архивын сан хөмрөгт хамаарах эх баримтаар бүрдүүлэлт хийхийг хориглоно.

28.13.Хэрэг хянан шийдвэрлэх ажиллагаанд холбогдох баримтын архивын ажлын зааврыг Улсын ерөнхий прокурор, Шүүхийн ерөнхий зөвлөлийн дарга архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал эрхэлсэн Засгийн газрын гишүүнтэй хамтран батална.

29 дүгээр зүйл.Архивын баримтын хадгалалт, хамгаалалт

Хэвлэх

29.1.Үндэсний архивын сан хөмрөг гамшиг, аюулт үзэгдэл, гэмт халдлага, устаж үрэгдэж болзошгүй бусад эрсдэлээс найдвартай хамгаалагдсан байна.

29.2.Төрийн аpхивын байpанд төрийн байгууллагаас бусад байгууллага, хуулийн этгээдийг байрлуулах, архивын үйл ажиллагаанд хамаарахгүй аливаа үйл ажиллагаа явуулахыг хориглоно.

29.3.Үндэсний архивын сан хөмрөгийн бүрэлдэхүүнд хамаарах баримтын бүрэн бүтэн байдлыг түүнийг өмчлөгч болон гэрээний дагуу хүлээн авсан эзэмшигч хариуцна.

29.4.Үндэсний архивын сан хөмрөг үүссэн эх сурвалж, салбарын хамаарал, мэдээлэл тээгчийн төрөл, хадгалж байгаа байршил, өмчийн хэлбэрээс үл хамааран төрийн хамгаалалтад байна.

29.5.Аpхивын аюулгүй ажиллагаанд энэ хуулийн 15.6.4-т заасан журмыг баримтална.

29.6.Архивын баримтыг зориулалтын байранд холбогдох журам, стандартын дагуу тавиур, шүүгээнд хадгална.

29.7.Архивын хосгүй үнэт, нэн үнэт баримтын хамгаалалтын хуулбар хувь хийж, эх баримтаас тусад нь хадгална.

29.8.Архивт хадгалагдаж байгаа эх баримтыг сэлбэн засах, сэргээн шинэтгэх, шүүхийн шинжилгээнд зориулан илгээх болон энэ хуулийн 5.2.5-д зааснаас бусад тохиолдолд архивын байрнаас гадагш гаргахыг хориглоно.

29.9.Байгууллагын архивын аюулгүй байдлын баталгааг тухайн байгууллага хариуцна.

29.10.Төрийн архивын барилгыг барихдаа архивын зориулалтын байрны стандартыг дагаж мөрдөнө.

30 дугаар зүйл.Архивын баримтын ашиглалт

Хэвлэх

30.1.Хүн, хуулийн этгээд архивын баримтыг дараах хэлбэрээр ашиглах эрхтэй:

30.1.1.архивын баримтаас лавлагаа авах;

30.1.2.архивын баримтын хуулбар авах;

30.1.3.уншлагын танхимд үзэж судлах.

30.2.Хүн, хуулийн этгээд архивын баримтыг ашиглахдаа дараах үүрэг хүлээнэ:

30.2.1.архивын баримтыг ашиглахдаа засвар тэмдэглэгээ хийхгүй, бохирдуулахгүй, гэмтэл учруулахгүй байх;

30.2.2.архивын баримтын бүрэн бүтэн байдлыг алдагдуулахгүй байх;

30.2.3.архивын баримтыг ашиглах чиглэлээр тогтоосон журмыг даган мөрдөх.

30.3.Төрийн архивын баримтыг судалгааны ном, бүтээлд ашиглах, эсхүл хэвлэн нийтлэхдээ тэдгээрийн архивын зүйл дугаарыг номын эшлэлд дурдах бөгөөд энэ тохиолдолд архивт хадгалагдаж байгаа эх хувьтай нь тулгаж хянасан байна.

30.4.Архивын баримтыг хүн, хуулийн этгээдэд ашиглуулах нийтлэг журам, архиваас үзүүлэх үйлчилгээний хөлсний хэмжээг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга батална.

30.5.Төрийн архивын баримтыг хүн, хуулийн этгээд ашиглахдаа энэ хуулийн 30.4-т заасан жуpам, үнэлгээний дагуу үйлчилгээний хөлс төлнө.

30.6.Төрийн архив нь төлбөрийн чадваргүй, эсхүл аюул осолд өртсөн иргэний тэтгэвэр, тэтгэмж, төрөөс олгох нөхөн олговортой холбогдох лавлагааг үнэ төлбөргүй олгоно.

30.7.Төрийн архивт шилжүүлсэн баримтаа хүн, хуулийн этгээд үнэ төлбөргүй ашиглах эрхтэй.

30.8.Төрийн архивт гэрээний дагуу хадгалуулсан баримтыг гэрээнд заасан нөхцөлийн дагуу бусдад ашиглуулна.

30.9.Архивын баримтын лавлагааг эх баримтын адил хүчинтэй гэж тооцно.

30.10.Хосгүй үнэт, нэн үнэт баримт, хүн амын тооллогын холбогдолтой баримтыг нийтэд эх хувиар нь ашиглуулахгүй, цахим хэлбэрт оруулсан ашиглалтын хувиар үйлчилнэ.

31 дүгээр зүйл.Зарим төрлийн архивын баримтыг ашиглалтад оруулах

Хэвлэх

31.1.Төрийн болон албаны нууцад хамаарах архивын баримтын ашиглалтыг холбогдох хууль тогтоомжоор зохицуулна.

31.2.Энэ хуулийн 31.6-д зааснаас бусад тохиолдолд архивт байгаа төрийн болон албаны нууцад хамаарах мэдээлэл, түүний тээгчийг Төрийн болон албаны нууцын тухай хуульд заасан үндэслэл, журмын дагуу ил болгосны дараа нийтэд ашиглуулна.

31.3.Иргэний намтар, түүхэнд холбогдох архивын баримтыг үүсэж бий болсноос хойш 70 жил өнгөрсний дараа эрдэм шинжилгээ, судалгааны зорилгоор ашиглуулж болно.

31.4.Иргэн, эсхүл түүний өв залгамжлагчийн бичгээр гаргасан зөвшөөрлийн дагуу иргэний намтар түүхэнд холбогдолтой баримт бичгийг энэ хуулийн 31.3-т заасан хугацаа дуусгавар болохоос өмнө ил болгож болно.

31.5.Энэ хуулийн 31.3-т заасан хугацаа дууссаныг тогтоож, эсхүл 31.4-т заасан хугацаанаас өмнө ил болгох шийдвэрийг архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллагын дарга гаргана.

31.6.Архивт хадгалагдаж байгаа төрийн болон албаны нууцад хамаарах архивын баримтын нууцлах хугацаа дуусаагүй бол тухайн архивын баримттай танилцах иргэн, хуулийн этгээд тагнуулын байгууллагад хүсэлт гаргаж, зөвшөөрөл авсан тохиолдолд нууц баримтыг танилцуулна.

32 дугаар зүйл.Архивын баримтыг гадаад улсад гаргах, Монгол Улсын нутаг дэвсгэрт оруулах

Хэвлэх

32.1.Хууль тогтоомжийн дагуу, эсхүл архивын баримт өмчлөгч /эзэмшигч/-тэй байгуулсан гэрээний дагуу ашиглалт нь хязгаарлагдсанаас бусад үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтыг энэ хуулийн 5.2.5-д заасны дагуу гадаад улсад түр гаргаж болно.

32.2.Хууль тогтоомжийн дагуу, эсхүл архивын баримт өмчлөгч /эзэмшигч/-тэй байгуулсан гэрээний дагуу ашиглалт нь хязгаарлагдсанаас бусад үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтыг гадаад улсад түр гаргах, хуулийн дагуу олж авсан гадаад улсад байгаа архивын баримтыг Монгол Улсын нутаг дэвсгэрт оруулах талаар энэ хуульд заагаагүй бусад асуудлыг Соёлын өвийг хамгаалах тухай хуульд зааснаар зохицуулна.

33 дугаар зүйл.Архивын баримтын хуулбар хувийг гадаад улсад гаргах, Монгол Улсын нутаг дэвсгэрт оруулах

Хэвлэх

33.1.Хууль тогтоомж болон архивын баримт өмчлөгч /эзэмшигч/-тэй байгуулсан гэрээний дагуу ашиглалт нь хязгаарлагдсанаас бусад үндэсний архивын сан хөмрөгийн баримтын хуулбар хувийг гадаад улсад гаргах, хуулийн дагуу олж авсан архивын баримтын хуулбар хувийг Монгол Улсын нутаг дэвсгэрт оруулахыг хязгаарлахгүй.

ЗУРГАДУГААР БҮЛЭГ

АЛБАН ХЭРЭГ ХӨТЛӨЛТ

34 дүгээр зүйл.Төрийн байгууллагын албан хэрэг хөтлөлт

Хэвлэх

34.1.Төрийн байгууллага /цаашид "байгууллага" гэх/-ын албан хэрэг хөтлөлтөд тухайн байгууллага, албан тушаалтны хуулиар хүлээсэн чиг үүргээ хэрэгжүүлэх явцыг баримтжуулж, баримт бичгийг зохион бүрдүүлэх, ангилан төрөлжүүлэх, баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх, илгээх, хянан шийдвэрлэх, ашиглах, хадгалах, архивт шилжүүлэх хүртэлх үйл ажиллагааг хамруулна.

34.2.Албан хэрэг хөтлөлтийн нийтлэг журмыг Засгийн газар батална.

34.3.Энэ хуулийн 34.1-д зааснаас бусад байгууллага, хуулийн этгээд энэ хуулийн 34.2-т заасан журмыг дагаж мөрдөж болно.

/Энэ хэсэгт 2021 оны 12 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

35 дугаар зүйл.Албан хэрэг хөтлөлтийн талаар байгууллагын удирдлага, ажилтны чиг үүрэг

Хэвлэх

35.1.Байгууллагын удирдлага албан хэрэг хөтлөлтийг зохион байгуулах, албан хэрэг хөтлөлтөд цахим тогтолцоог нэвтрүүлэх, холбогдох ажилтныг мэргэшүүлэх болон баримт бичгийг заавар, журам, стандартын дагуу зохион бүрдүүлж хөтлөх, тэдгээрийг хадгалах, ашиглах үйл ажиллагааг нэгдсэн удирдлагаар хангаж, хэрэгжилтэд хяналт тавина.

35.2.Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгж /газар, хэлтэс/-ийн дарга албан хэрэг хөтлөлтийн талаарх хууль тогтоомж, журам, стандартыг өөрийн хариуцсан нэгжийн хэмжээнд хэрэгжүүлэх ажлыг хариуцан зохион байгуулж, цаасан болон цахим баримт бичгийн албан ёсны хүчинтэй байх, үнэн зөв байх, бүрэн бүрдэлтэй, ашиглах боломжтой байхад хяналт тавина.

35.3.Байгууллага орон тооны бичиг хэргийн ажилтантай байна.

35.4.Байгууллагын ажилтан албан хэрэг хөтлөлтийн талаар дараах үүрэг хүлээнэ:

35.4.1.байгууллагын үйл ажиллагааг холбогдох журам, стандартын дагуу баримтжуулах;

35.4.2.баримт бичгийг боловсруулахад Монгол хэлний тухай хуулийн 8.1-д заасны дагуу монгол хэлний зөв бичих дүрмийг мөрдөх;

35.4.3.баримт бичгийн эмх цэгц, бүрэн бүтэн, аюулгүй байдлыг хангах;

35.4.4.хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу баримт бичгийг төрөлжүүлэн ангилах;

35.4.5.баримт бичиг хянан шийдвэрлэхэд холбогдох хууль, журамд заасан хугацааг баримтлах;

35.4.6.албан ажил үүрэгтэй холбогдсон баримт бичиг, мэдээллийн нууцлалыг хадгалах;

35.4.7.баримт бичгийг байгууллагын архивт бүрэн бүрдэлтэй шилжүүлэх.

36 дугаар зүйл.Байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулах

Хэвлэх

36.1.Байгууллагын үйл ажиллагааг баримтжуулахад дараах шаардлагыг хангаж ажиллана:

36.1.1.удирдлагын шийдвэр, ажил хэргийн явцыг тухай бүрд нь баримтжуулах;

36.1.2.баримт бичгийн албан ёсны хүчинтэй байдлыг хангах;

/Энэ заалтад 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

36.1.3.стандартын дагуу баримт бичгийн бүрдэл бүрэн байх;

36.1.4.баримт бичгийг мэдээллийн эх сурвалж, хуулийн хүчинтэй байх шаардлагад нийцүүлэн зохиож хөтлөх.

36.2.Байгууллага үндсэн чиг үүрэг болон салбарын онцлог үйл ажиллагаанаас гадна дараах үйл ажиллагааг албан ёсоор баримтжуулна:

36.2.1.хүн амын эрүүл мэнд, хүрээлэн байгаа орчинд холбогдох нийтийн эрх ашгийг хөндсөн захиргааны аливаа шийдвэр, мэдэгдэл, мэдээлэл;

36.2.2.төрийн болон орон нутгийн төсвийн хөрөнгөөр хийх судалгаа, шинжилгээ, төсөл, хөтөлбөрийн үйл ажиллагаа;

36.2.3.хяналт шалгалт, аудит, хяналт-шинжилгээ, үнэлгээ;

36.2.4.гадаад харилцаа, хамтын ажиллагаа, татвар, санхүү, хүний нөөц.

36.3.Албан хэрэг хөтлөлтийн аль ч үе шатанд баримт бичгийн эх хувийг баримт нягтлан шалгах арга зүйн комиссын зөвшөөрөлгүйгээр устгахыг хориглоно.

37 дугаар зүйл.Баримт бичиг зохион бүрдүүлэх

Хэвлэх

37.1.Байгууллага эрх хэмжээнийхээ хүрээнд захирамжлалын, зохион байгуулалтын болон мэдээлэл, лавлагааны баримт бичгийг хуульд өөрөөр заагаагүй бол цахим хэлбэрээр, шаардлагатай тохиолдолд цаасан хэлбэрээр үйлдэнэ.

/Энэ хэсэгт 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

37.2.Баримт бичгийг зохиож бүрдүүлэхдээ стандартын шаардлагыг мөрдөнө.

38 дугаар зүйл.Баримт бичгийн албан ёсны хүчинтэй байдал

/Энэ зүйлийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

Хэвлэх

38.1.Хуульд өөрөөр заагаагүй бол цаасан болон цахим баримт бичиг нь хууль тогтоомж болон стандартаар тогтоосон баримт бичгийн бүрдлээр баталгаажна.

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

38.2.Цахим баримт бичиг нь цаасан баримт бичигтэй адил хүчинтэй байх бөгөөд зөрсөн тохиолдолд анх баталгаажсан баримт бичгийн хэлбэр (цаашид “баримт бичгийн эх хувь” гэх)-ийг баримтална.

/Энэ хэсэгт 2021 оны 12 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

38.3.Баримт бичгийн эх хувийг цаасан, эсхүл цахим баримт бичгийн хэлбэрт хуулбарласан тохиолдолд цаасан, эсхүл цахим баримт бичигт “хуулбар хувь” гэсэн тэмдэглэгээ хийнэ.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

38.4.Энэ хуулийн 38.3-т заасан “хуулбар хувь” тэмдэглэгээтэй баримт бичиг нь мэдээлэл, бүрдлийн хувьд баримт бичгийн эх хувьтай нийцэж байгаа тохиолдолд уг баримт бичгийг хүчинтэйд тооцно.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

38.5.Баримт бичгийн эх хувь хүчингүй болсон тохиолдолд “хуулбар хувь” тэмдэглэгээтэй баримт бичгийг хүчингүйд тооцож, бүртгэл хөтөлнө.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

39 дүгээр зүйл.Баримт бичгийн хэвлэмэл хуудсанд тавих шаардлага

Хэвлэх

39.1.Байгууллагын баримт бичгийг стандартын шаардлагын дагуу хэвлэлийн аргаар бэлтгэсэн хэвлэмэл хуудсан дээр үйлдэх бөгөөд энэ хуулийн 39.3-т заасан журмыг баримтална.

39.2.Энэ хуулийн 39.1-д зааснаас бусад хуулийн этгээд хэвлэмэл хуудсанд өөрийн байгууллагын бэлгэдэл болон барааны тэмдэг хэрэглэж болно.

39.3.Тамга, тэмдэг, баталгааны тэмдэг, хэвлэмэл хуудас хийлгэх, хэрэглэх журмыг Засгийн газар батална.

39.4.Хэвлэмэл хуудсанд байх бүрдэл, тэдгээрт тавих шаардлагыг стандартаар тогтооно.

40 дүгээр зүйл.Баримт бичгийг хүлээн авах, бүртгэх

Хэвлэх

40.1.Байгууллагад ирсэн баримт бичгийг байгууллагын бичиг хэрэгт төвлөрсөн журмаар хүлээн авч бүртгэнэ.

/Энэ хэсэгт 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

40.2."Гарт нь" гэсэн бичгийн дугтуйг задлалгүй, бүртгэлийн тэмдэг дарж, гаднах хаягаар нь бүртгэн хаягласан хүнд нь шилжүүлнэ.

40.3.Мэдээллийн систем ашиглан албан хэрэг хөтөлж байгаа тохиолдолд баримт бичгийн холбогдох өгөгдлийг мэдээллийн системд бүртгэнэ.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

41 дүгээр зүйл.Явуулах баримт бичгийг бүртгэх, илгээх

/Энэ зүйлийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

Хэвлэх

41.1.Баримт бичгийг байгууллагын ажилтнаас хүлээж авах, бүрдлийг шалгах, бүртгэх, илгээх ажлыг бичиг хэргийн ажилтан хариуцан гүйцэтгэнэ.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

41.2.Энэ хуулийн 38.1-д заасны дагуу баталгаажсан цаасан болон цахим баримт бичгийг байгууллага төвлөрсөн байдлаар бүртгэх бөгөөд цахим баримт бичгийг энэ хуулийн 40.3-т заасны дагуу бүртгэнэ.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

41.3.Хуульд өөрөөр заагаагүй, эсхүл хүлээн авагч цаасан хэлбэрээр хүлээн авахаар хүсэлт гаргаснаас бусад тохиолдолд баримт бичгийг Нийтийн мэдээллийн ил тод байдлын тухай хуульд заасан, эсхүл хүлээн авагчийн хүлээн авах боломжтой бусад цахим хэлбэрээр илгээнэ.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

42 дугаар зүйл.Баримт бичгийг хянан шийдвэрлэх

Хэвлэх

42.1.Баримт бичгийг хянан шийдвэрлэх үйл ажиллагаа нь баримт бичгийг шийдвэрлэх хугацаанд хяналт тавих, явц байдлыг хянах, мэдээ, тайланг гаргах зэрэг тодорхой үе шаттай ажиллагаанаас бүрдэнэ.

42.2.Дээд байгууллагаас болон байгууллагын удирдлагаас өгсөн үүрэг даалгавар, яаралтай шийдвэрлэх, хариу өгөх шаардлагатай баримт бичиг, өргөдөл, гомдол, хүсэлт болон хугацаа тогтоож хууль тогтоомжид заасан бусад асуудлыг хяналтад авна.

/Энэ хэсэгт 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

42.3.Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлыг байгууллагын холбогдох ажилтан хариуцан, зохих албан тушаалтан зохион байгуулна.

42.4.Баримт бичгийн шийдвэрлэлтэд хяналт тавих ажлыг байгууллага, салбарын хэмжээнд зохион байгуулах, мэдээ, тайланг гаргахын тулд албан хэрэг хөтлөлтийн бүртгэл хяналтын программыг ашиглаж болно.

42.5.Бичиг хэрэгт бүртгэгдээгүй баримт бичгийг удирдлагад танилцуулах, хянан шийдвэрлэхийг хориглоно.

43 дугаар зүйл.Баримт бичгийн шийдвэрлэх хугацаа

Хэвлэх

43.1.Хуульд өөрөөр заагаагүй бол баримт бичигт тавигдсан асуудлыг дараах хугацаанд шийдвэрлэнэ:

43.1.1.яаралтай шийдвэрлэх асуудлыг ажлын гурван өдрийн дотор;

43.1.2.асуудал шийдвэрлэх хугацааг баримт бичигт заасан бол дурдсан хугацаанд;

43.1.3.асуудал шийдвэрлэх хугацааг хууль тогтоомжид заасан бол тухайн хугацаанд;

43.1.4.энэ хуулийн 43.1.1, 43.1.2, 43.1.3-т зааснаас бусад тохиолдолд ажлын долоон өдрийн дотор.

43.2.Баримт бичигт заасан асуудлыг хянан шийдвэрлэхэд нэмэлт судалгаа, ажиллагаа хийх шаардлагатай гэж үзвэл цохолт хийсэн албан тушаалтны зөвшөөрлөөр энэ хуулийн 43.1-д заасан хугацааг 30 хүртэл хоногоор сунгаж болно.

44 дүгээр зүйл.Байгууллагын баримт бичгийг ангилан төрөлжүүлэх

Хэвлэх

44.1.Байгууллага үйл ажиллагаандаа хөтлөгдөж байгаа баримт бичгийг ангилан төрөлжүүлэх, хадгалах хугацааг тодорхойлох, тоо бүртгэл хөтлөх, ашиглах зорилгоор хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг жил бүр баталж мөрдөнө.

44.2.Байгууллага хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу баримт бичгийг он, сар, өдөр, дугаар, ач холбогдол, агуулга, сэдэв, хадгалах хугацаа зэрэг үндсэн шинжийг харгалзан ангилан төрөлжүүлнэ.

44.3.Байгууллагын хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг баримт нягтлан шалгах комиссын хурлаар хэлэлцүүлсний дараа байгууллагын удирдлагаар батлуулж, оны эхнээс мөрдөж ажиллана.

44.4.Хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтыг энэ хуулийн 34.2-т заасан журмын дагуу боловсруулна.

45 дугаар зүйл.Албан хэрэг бүрдүүлэхэд тавих шаардлага

Хэвлэх

45.1.Албан хэрэг бүрдүүлэхэд дараах үндсэн шаардлагыг баримтална:

45.1.1.агуулга, бүрдлийн хувьд хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтад заасан гарчигт нийцэж байгаа баримт бичгийг нэг хэрэгт оруулж хадгалах;

45.1.2.байнга болон түр хадгалах баримт бичгийг тус тусад нь ангилж, хөтлөх хэрэг бүрдүүлэх;

45.1.3.хөтлөх хэрэгт тухайн онд бүрэн шийдвэрлэгдсэн, албан ёсоор бүрдүүлсэн эх баримт бичгийг оруулах;

45.1.4.хөтлөх хэргийн дотор баримт бичгийг он, сар, өдөр, дугаар, ач холбогдол, агуулга, сэдэв, уялдаа холбоог нь харгалзан дараалж бүртгэх;

45.1.5.нэг асуудал, сэдэвт холбогдох баримт бичгийг хянан шийдвэрлэсэн дарааллын дагуу төрөлжүүлэх зарчмыг баримтлах;

45.1.6.хавсралт баримтыг үндсэн баримт бичигтэй хамт нэг хөтлөх хэрэг болгон бүрдүүлэх;

45.1.7.хөрөнгө оруулалт, зээл, тусламж, гэрээ хэлцэл, худалдан авах ажиллагааны болон урт, богино хугацааны төсөл, хөтөлбөр, түүний хэрэгжилттэй холбогдох эх баримт бичгийг тус тусад нь хөтлөх хэрэг бүрдүүлэх.

46 дугаар зүйл.Баримт бичгийн хадгалалт, ашиглалт

Хэвлэх

46.1.Албан хэрэгт үүсэж хөтлөгдсөн баримт бичиг байгууллагын архивт шилжүүлэх хүртэлх хугацаанд тэдгээрийг зохиож бүрдүүлсэн, хянаж шийдвэрлэсэн зохион байгуулалтын нэгж, ажилтанд болон бичиг хэрэгт төвлөрч хадгалагдана.

46.2.Байгууллагын зохион байгуулалтын нэгжийн удирдлага болон бичиг хэргийн ажилтан албан хэрэг хөтлөлтийн шатанд баримт бичгийн эмх цэгц, бүрэн бүтэн байдлыг хариуцах бөгөөд тэдгээрт байгууллагын удирдлага хяналт тавина.

46.3.Цахим баримт бичиг, мэдээллийг хөтлөх хэргийн нэрийн жагсаалтын дагуу файл, хавтас үүсгэн компьютерын хатуу дискт хадгална.

46.4.Цахим баримт бичиг түүний талаарх өгөгдлийг хадгалах нөөц хувийг бүрдүүлэх зорилгоор түүнийг тогтмол хугацаанд тусгай тээгч төхөөрөмж дээр хуулбарлан хадгална.

46.5.Байгууллага цахим баримт бичгийг зөвшөөрөлгүй ашиглах, хуурамчаар үйлдэх, устаж үрэгдэхээс сэргийлэх зорилгоор хадгалалт хамгаалалт, зохион байгуулалтын арга хэмжээг авч, цахим мэдээллийн сан бүрдүүлж ажиллана.

47 дугаар зүйл.Цахим албан хэрэг хөтлөлт

/Энэ зүйлийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

Хэвлэх

47.1.Цахим албан хэрэг хөтлөлтөд энэ хуулийн 34.2-т заасан албан хэрэг хөтлөлтийн нийтлэг журмыг баримтална.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.2.Цахим баримт бичиг хадгалах хугацаа нь цаасан баримт бичиг хадгалах хугацаанаас багагүй байна.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.3.Цахим албан хэрэг хөтлөлтийн талаар байгууллага дараах үүрэгтэй байна:

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.3.1.цахим албан хэрэг хөтлөлтийн систем боловсруулах, нэвтрүүлэх, хэрэгжилтэд хяналт тавих талаар цахим хөгжлийн асуудал эрхэлсэн төрийн захиргааны төв байгууллага болон архив, албан хэрэг хөтлөлтийн асуудал хариуцсан төрийн захиргааны байгууллага хамтран баталсан арга зүйн зөвлөмжийг хэрэгжүүлэх;

/Энэ заалтад 2022 оны 8 дугаар сарын 29-ний өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.3.2.энэ хуулийн 38.1-д заасан хууль тогтоомж болон стандартаар тогтоосон баримт бичгийн бүрдлийг хангах;

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.3.3.цахим албан хэрэг хөтлөлтийн системийн найдвартай ажиллагаа, аюулгүй байдлыг хангах;

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.3.4.техник хэрэгсэл, түүнийг хариуцах мэргэжилтнээр хангах.

/Энэ заалтыг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

47.4.Цаасан хэлбэрээр давхар хадгалах цахим баримт бичгийн нэр төрлийг энэ хуулийн 6.1.11-д заасан жагсаалтад тусгайлан заана.

/Энэ хэсгийг 2024 оны 01 дүгээр сарын 12-ны өдрийн хуулиар өөрчлөн найруулсан./

ДОЛДУГААР БҮЛЭГ

БУСАД ЗҮЙЛ

48 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтны ёс зүйн шаардлага, хориглох зүйл

Хэвлэх

48.1.Архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтан үйл ажиллагаандаа ёс зүйн дүрмийг баримтална.

48.2.Архив, албан хэрэг хөтлөлт хариуцсан ажилтны үйл ажиллагаанд дараах зүйлийг хориглоно:

48.2.1.ажил, албан тушаалын журмаар олж мэдсэн төрийн болон албаны нууц, байгууллагын нууц, хүний эмзэг мэдээллийг хувийн зорилгоор ашиглах, эсхүл бусдад мэдээлэх, задруулах;

/Энэ заалтад 2021 оны 12 дугаар сарын 17-ны өдрийн хуулиар өөрчлөлт оруулсан./

48.2.2.нотолгоогүй, эргэлзээтэй, хуурамч эх сурвалжаас архивын сан хөмрөгийн баримт бүрдүүлэх;

48.2.3.архивын лавлагааг хуурамчаар үйлдэх;

48.2.4.архивын баримтыг бусдад хууль бусаар дамжуулах;

48.2.5.архивын баримтыг байгууллага, иргэнд ашиглуулахаас хууль бусаар татгалзах, хязгаарлах;

48.2.6.архив, албан хэрэг хөтлөлтийн баримттай ажиллах дүрэм, журам, стандартыг зөрчиж, баримтыг устгах, үрэгдүүлэх, гэмтээх.

49 дүгээр зүйл.Төрийн архивын ажилтны нийгмийн баталгаа

Хэвлэх

49.1.Төрийн архивт архивч, архивч-судлаач, сан хөмрөгч, сэлбэн засагч, архивын баримтын хадгалалтын технологич, баримт ариутгагчаар ажиллаж байгаа төрийн албан хаагчид 10 жил тутамд нэг жилийн үндсэн цалинтай тэнцэх хэмжээний мөнгөн урамшуулал олгоно.

49.2.Энэ хуулийн 49.1-д заасан мөнгөн урамшуулал олгох журмыг Засгийн газар батална.

50 дугаар зүйл.Архив, албан хэрэг хөтлөлтийн хууль тогтоомж зөрчигчид хүлээлгэх хариуцлага

Хэвлэх

50.1.Энэ хуулийг зөрчсөн албан тушаалтны үйлдэл нь гэмт хэргийн шинжгүй бол Төрийн албаны тухай хуульд заасан хариуцлага хүлээлгэнэ.

50.2.Энэ хуулийг зөрчсөн хүн, хуулийн этгээдэд Эрүүгийн хууль, эсхүл Зөрчлийн тухай хуульд заасан хариуцлага хүлээлгэнэ.

51 дүгээр зүйл.Хууль хүчин төгөлдөр болох

Хэвлэх

51.1.Энэ хуулийг 2020 оны 12 дугаар сарын 01-ний өдрөөс эхлэн дагаж мөрдөнө.

МОНГОЛ УЛСЫН ИХ ХУРЛЫН ДАРГА Г.ЗАНДАНШАТАР

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(2023-02-06-ны өдрийн орчуулга)                                                       Unofficial translation

LAW OF MONGOLIA

April 24, 2020                                                                                              Ulaanbaatar city

 

ON ARCHIVES AND RECORDS MANAGEMENT

/Revised edition/

 

CHAPTER ONE

GENERAL PROVISIONS

 

Article 1.Purpose of the law

1.1.The purpose of this law is to regulate relations with respect to the creation, registration, storage, protection, supervision, use of the national archival holdings, and management of records in Mongolia.

Article 2.Legislations on archives and records management

2.1.The legislations on archives and records management consists of the Constitution of Mongolia, the Law on the Mongolian Language, the Law on Protection of Cultural Heritage, the Law on Digital Signatures, this law and other laws and legal acts enacted in conformity therewith.

2.2.If an international treaty, to which Mongolia is party, provides otherwise, the provision of such international treaty shall apply.

Article 3.Principles of archiving and records management

3.1.The following principles shall be followed in activities of archiving and records management:

3.1.1.to be unified in terms of methodology;

3.1.2.to keep regular and complete submission;

3.1.3.to be independent;

3.1.4.to ensure be safe and secure preservation and protection;

3.1.5.to ensure open and prompt use within the scope of the law.

Article 4.Definition of legal terms

4.1.The following terms used in this law shall be understood as follows:

4.1.1."archive" means an organization and an organizational unit of the organization responsible for receiving, compiling, registering, storing, protecting, monitoring archival documents or enabling their use in accordance with the procedures specified in this law;

4.1.2."archival documents" means all types of documents permanently or temporarily stored in archives;

4.1.3."archive depository unit" is one or several documents with registration numbers that are classified by specific characteristics and physically stored separately;

4.1.4."archival holdings" are archival documents that are stored and classified by their origin and value that are inseparable;

4.1.5."corporate archive" means an organizational unit that ensures the creation, registration, preservation, storage, and use of archival documents created in activities of a legal entity;

4.1.6."document" means an official information recorded on any data carrier and documented in a standard format;

4.1.7."formation of documents" means information prescribed by laws and standards that are essential for the creation of documents and their official validity;

4.1.8."checking the value of documents" is a process of studying history, research, information, references and other importance of documents in order to determine the storage period of documents and select documents for the archive holdings;

4.1.9."disaster" is defined in Article 4.1.1 of the Law on Disaster Prevention;

4.1.10."national archive holdings" mean all types of documents that are permanently stored or preserved in archives and that reflect the history of Mongolian people's life and development, and have academic, social, political, economic, cultural, and scientific significance, regardless of location of storage, form of ownership, origin, or period of origin;

4.1.11."holdings creator" means a person or legal entity who creates an archival holdings or treasure with valuable historical documents in the course of their activities;

4.1.12."list of records" means a list of records to be maintained in activities of an organization in a given year in which names of archive documents and their retention term are determined;

4.1.13."digital document" is defined in Article 4.1.9 of the Law on Transparency of Public Information;

/This sub-paragraph was amended by the law dated December 17, 2021/

4.1.14."digital signature" is defined in Article 4.1.2 of the Law on Digital Signatures.

CHAPTER TWO

POWER, DUTIES AND ORGANIZATION OF STATE ORGANIZATIONS FOR ARCHIVING AND RECORDS MANAGEMENT

Article 5.Powers of government organizations for archives and records management

5.1.The State Great Khural shall exercise the following powers for archives and record keeping:

5.1.1.determine the state policy in archives and records management;

5.1.2.solve an issue of transfer of ownership of documents that are referred to holdings of the state archives;

5.1.3.other powers stipulated by law.

5.2.The Government shall exercise the following powers for archives and records management:

5.2.1.implement integrated measures to introduce information technology achievements in the preparation, registration, preservation, storage and use of documents of the national archives;

5.2.2.make a decision to inclusion of funds required for the state archives in an annual budget, provide designated premises, equipment and machinery, carry out technological innovation, strengthen human resources, solve the social issues of employees, and approve and implement specific projects and programs;

5.2.3.make a decision on organizing a state inspection on archives and records management activities;

5.2.4.take and finance measures based on the general requirements for the introduction of digital document management systems in activities of government organizations, archive and records management software;

5.2.5.grant a permission to release documents of the state archives holdings abroad temporarily as per the grounds and procedures provided by law;

5.2.6.other powers stipulated by law.

5.3.The central state administrative body in charge of archiving and records management shall exercise the following powers:

5.3.1.to organize activities to implement legislations and government decisions on archiving and record management;

5.3.2.to approve and implement the procedures and instructions related to the implementation of laws and regulations on archives and records management;

5.3.3.other powers stipulated by law.

5.4.A citizens' representatives meeting of a province, soum, district, and the capital city shall exercise the following powers for archives and records management:

/This paragraph was amended by the law dated April 22, 2022/

5.4.1.to reflect and approve certain measures in the governor's action program and main areas of economic and social development of a province, soum, district and the capital city;

/This sub-paragraph was amended by the law dated April 22, 2022/

5.4.2.to approve a local budget required for archival activities;

5.4.3.to make a decision to transfer archival documents to the relevant state archives in case of privatization of the locally owned organization;

5.4.4.other powers stipulated by law.

5.5.A Governor of a province, soum, district and the capital city shall exercise the following powers for archives and records management:

/This paragraph was amended by the law dated April 22, 2022/

5.5.1.to organize activities to implement laws and regulations on archives and records management in the jurisdiction;

5.5.2.to provide the archive with the designated premises, equipment, and techniques, take and implement organizational measures to train or re-train its staff, and solve their social issues;

5.5.3.to perform functions related to archival work and services, preservation, protection, formulation or collection, and use of state archive documents for the government;

/This sub-paragraph was added by the law dated April 22, 2022/

5.5.4.to submit a proposal to the Government and the central state administrative body if the Governor of a province or the capital city is not able to solve an issue on provision of a designated place for the state archives with local funds;

/This clause was added by the law dated April 22, 2022/

5.5.5.other powers stipulated by law.

/This sub-paragraph's number was amended by the law dated April 22, 2022/

Article 6.State administrative body in charge of archiving and records management issues

6.1.The state administrative body in charge of archiving and records management shall perform the following duties:

6.1.1.to organize activities to implement legislation on archives and records management throughout the country;

6.1.2.to provide archive and records management activities with integrated management, planning, organization and methodology;

6.1.3.to organize a state inspection on archives and records management activities;

6.1.4.to approve and implement methodological documents for archives and records management, and ensure coordination of activities of government organizations;

6.1.5.to develop archival and documentary research;

6.1.6.to create and maintain national archives records and unified data base;

6.1.7.to create and use an electronic database of archives and records in digital form and supervise its security;

6.1.8.to study issues in regard to the formation, registration, preservation, protection, and use of holdings of national archives and implement a unified policy therefor;

6.1.9.to determine the methodology, organization, and criteria for examining or checking the value of archival documents;

6.1.10.to determine the content and composition of documents referred to holdings of the national archive, classify them by archive or archival holdings, and resolve an issue of transferring documents to the state archive;

6.1.11.to approve an exemplary and branch list of archival document categories and preservation term;

6.1.12.to approve a list of sources to form archival holdings of the state archive;

6.1.13.to solve an issue of classifying archival documents into category such as uniquely and precious valuable;

6.1.14.to monitor the content of archive and records management training programs, make conclusions and give advice thereon;

6.1.15.to organize activities to qualify and re-train archives and records management staff;

6.1.16.to develop cooperation with foreign countries and international organizations in matters of archives and records management;

6.1.17.to organize activities to research, identify and transfer archival documents related to the national history and culture of Mongolia in foreign countries;

6.1.18.to provide paid and free storage services for archive electronic databases;

6.1.19.other functions provided by law.

Article 7.Monitoring archives and records management activities

7.1.A state inspector general, state senior inspector and state inspector (hereinafter referred to as "state inspector") shall perform inspections and monitoring functions for archives and records management.

7.2.A head of the state administrative body in charge of archiving and records management issues is a state inspector general.

7.3.The state administrative body in charge of archiving and records management issues shall have an organizational unit which is responsible for monitoring.

7.4.The Government shall grant the rights to the state inspector general, and the state inspector general shall grant the rights to the state inspector.

7.5.A state inspector general shall provide a state inspector with professional and methodological guidelines and supervise his/her activities.

7.6.A state inspector specified in clause 7.1 of this law shall exercise the powers specified in the law on State Inspection.

7.7.The state archives shall have a full-time state inspector of archives and records management to ensure monitoring and controls on the implementation of laws and regulations on archives and records management in the respective branches or local areas.

7.8.A state inspector should work in an official government position for at least four years and is qualified in the field of archives and records management.

7.9.A state inspector shall have a license, stamp with official and personal numbers and use the printed form of official requirements, conclusions, acts, and notices issued in accordance with Article 10.8 of the law on State Inspection.

7.10.A state inspector of the state administrative body in charge of archives and records management shall inspect and check activities of archives and records management of an organization specified in Articles 27.1.1, 27.1.2, 27.1.3, 27.1.4, 27.1.5, 27.1.6, 27.1.7, 27.1.8, 27.1.10, and 27.1.11 of this law.

7.11.Monitoring of archiving and records management shall be implemented in the following areas:

7.11.1.implementation of laws and regulations on archives and records management;

7.11.2.implementation of general procedures for the state archives;

7.11.3.implementation of general procedures for official records management;

7.11.4.implementation of document standards;

7.11.5.electronic records management;

7.11.6.formation of archival holdings of the national archive and examination of documents;

7.11.7.inspection and use of documents and holdings of the national archive and archive services;

7.11.8.storage and protection of holdings of the national archives;

7.11.9.registration of documents of archival holdings, creation and use of database;

7.11.10.others prescribed by law.

7.12.If it is determined that the archival holdings are in a condition that does not meet the preservation requirements, a state inspector shall suspend activities of the archive temporarily until such violation is remedied.

7.13.Other matters related to monitoring of archiving and records management hat are not specified in this law shall be regulated in accordance with applicable laws.

Article 8.Training and Research Center

8.1.The state administrative body in charge of archiving and records management shall have a training and research center to develop archival and document studies, circulate archival documents in academic research and study, promote to public, improve and qualify the capacity of human resources for archives and records management.

8.2.The training and research center shall implement the following functions:

8.2.1.re-train and qualify employees in charge of archives and records management;

8.2.2.engage in archival research and study work;

8.2.3.prepare and publish compilations and research works of archival documents;

8.2.4.promote archival documents and organize exhibitions;

8.2.5.prepare professional books and manuals, and publish magazines;

8.2.6.organize research meetings, trainings and workshops.

Article 9.Methodological Commission for Record Appraisal

9.1.A methodological commission for record appraisal will be under the state archive, and a commission for record appraisal at the organization, and the archive will be established by a decision of the management of the organization.

9.2.A commission specified in Article 9.1 of this law will operate part-time.

9.3.The state administrative body in charge of archiving and records management shall provide methodological management to the commission specified in Article 9.1 of this law.

CHAPTER THREE

HOLDINGS OF NATIONAL ARCHIVES

Article 10.Composition of Archival Holdings of the National Archives

10.1.Archival holdings of the national archives are under the state protection as a state memory and historical and cultural heritage of Mongolia regardless of the form of ownership.

10.2.A document verification methodological commission under the state archives shall solve a selection of documents for the composition of archival holdings of the national archives in cooperation with an owner /possessor/ of documents.

10.3.On the basis of careful examination and verification of the value of archival documents, such documents will be included in the composition of archival holdings of the national archives.

10.4.The state administrative body in charge of archives and records management shall solve disputes arising of the selection of documents for the composition of archival holdings of the national archives.

10.5.It is prohibited to destroy archival documents if the archival documents have not been carefully inspected or verified in accordance with the legislation on archiving and records management.

10.6.Archival holdings of the national archives consist of the following documents:

10.6.1.archival documents of the President of Mongolia, the National Security Council, the State Great Khural, and organizations that report directly to them;

10.6.2.archival documents of the government, ministries, agencies, local self-governing and local administrative organizations;

10.6.3.archival documents of the Constitutional Court, courts, prosecutor's office;

10.6.4.archival documents of state-owned enterprises, state-owned or partially state-owned legal entities, state-budgeted organizations, or legal entity exercising state functions on the basis of law or contract;

10.6.5.documents of political parties and coalitions which hold seats in the State Great Khural;

10.6.6.archival documents and sources stored in the national central archive and other state archives;

10.6.7.archival documents purchased with the permission of the competent authority and transferred to the state property under the gift agreement and in accordance with the law;

10.6.8.archival documents of non-governmental organizations;

10.6.9.archival documents of political parties and religious organizations;

10.6.10.archival documents of legal entities of a private sector;

10.6.11.archival documents of individuals.

Article 11.Category of Archival Documents

11.1.Archival documents are classified as uniquely valuable, precious valuable, valuable, ordinary documents.

11.2.Archival documents that meet the criteria specified in Article 8.3 of the Law on Protection of Cultural Heritage shall be included in the category of uniquely valuable documents.

11.3.Archival documents of special historical, cultural and scientific importance, which require special conditions for registration, storage and use, shall be included in the category of precious valuable documents.

11.4.Valuable documents include archival documents, except those determined to be uniquely valuable or precious valuable documents, or archival documents that are regularly included in the list specified in Article 6.1.11 of this law.

11.5.Archival documents included in the list specified in Article 6.1.11 of this law for temporary storage refer to the ordinary category.

11.6.Uniquely valuable or precious valuable documents shall not be used in any ways except for examining their characteristics, or replacing, restoring, or making a copy protection.

11.7.A Cabinet member in charge of cultural, archival and records management issues shall jointly approve the procedure for identifying uniquely valuable archival documents, keeping records, storing, protecting, and using them.

11.8.Identification of precious valuable archival documents, their record keeping, storage, protection and use shall be regulated in accordance with the procedure specified in Article 15.6.6 of this law.

11.9.Other matters related to uniquely archival documents that are not specified in this law shall be governed by the Law on Protection of Cultural Heritage.

Article 12.Ownership of Archival Documents

12.1.The rights of the owner of archival documents shall be protected by law.

12.2.Archival documents of state organizations are the property of the state. It is prohibited to sell, trade, pledge, gift, or use the archival documents in state property to others in ways other than those prescribed by law.

12.3.Non-state archive documents include documents of non-governmental organizations, political parties, religious organizations, private legal entities, foreign-invested enterprises, organizations, and individuals.

12.4.In case of privatization of state or local legal entities, archival documents created during their operation shall remain state or local property.

12.5.It is prohibited to confiscate archival documents, regardless of the form of ownership, otherwise than as prescribed by law.

12.6.The state administrative organization responsible for archives and record keeping issues will issue a conclusion on the ownership of all types of archival documents created by state and local property assets pertaining to the history of Mongolia and the relationship of archival assets.

12.7.It is prohibited to store or transfer archival documents and archival electronic databases permanently stored in the State Archives to foreign legal entities, citizens, stateless persons, and international organizations, unless otherwise provided by law.

12.8.In case of sale of archival documents that are not owned by the state, the state archive has the right to purchase the document in the first place if it affects the national heritage and interests.

12.9.If the owner or possessor of private property documents transferred to the State Archives by contract transfers the rights of ownership, possession, or use of the documents to others other than those specified in Article 12.8 of this law, he shall notify the State Archives in writing.

12.10.If the documents of the private fund generator transferred to the State Archives under the contract are used for research, research, advertising, and training, the provisions of the contract shall be followed.

Article 13.Statistics of National Archives

13.1.Documents of archival holdings and uniquely valuable, precious valuable and valuable documents of the national archives shall be recorded in a unified national register, regardless of the affiliation of a sector, the form of ownership, the type of data storage, and the location where they are stored.

13.2.The procedure specified in Clause 15.6.5 of this law shall apply to maintaining the national statistics of archival holdings records of the National Archives.

13.3.The State Archives shall conduct a general inventory in archival holdings every six years, and submit the inventory results to the state administrative body in charge of archives and records management.

13.4.The State Archive, which keeps documents referred to holdings of the National Archives, shall keep statistics of records of these documents and submit reports and statements in accordance with the procedures specified in Article 13.2 of this law.
13.5.A head of the state administrative body in charge of archives and records management shall approve the procedure for a general inventory record specified in Article 13.3 of this law.

13.6.The composition and quantity of documents stored in the archives of an organization, the storage, changes or movements of documents shall be reflected in a report on the composition, quantity and storage of documents of the organization's archive as of 01 December of the current year and submitted to the relevant state archives before 30 December.

13.7.The State Archives shall enter information of documents to be included in the unified national statistical register specified in Clause 13.1 of this law into the statistical database by 01 February of each year, and shall be submitted in writing to the state administrative body in charge of archives and records management by 15 February every year.

Article 14.Statistics and unified database of archival documents

14.1.The state administrative body in charge of archives and records management shall be responsible for the creation and management of statistics of archival documents records and a unified database.

14.2.The unified database of statistics of archival documents records consists of the following sections with information on the quantity, content, composition, changes, movement, and place of archival documents:

14.2.1.information on quantity and storage of documents of the national central archive, and archives of a province and the capital city;

14.2.2.information on composition of various and special archive documents, document quantity and storage;

14.2.3.information on the composition, quantity and storage of holdings in the state archives;

14.2.4.information on uniquely and precious valuable documents of the archive.

14.3.Information of the unified database of statistics of archival documents records shall be in paper and electronic form, and conditions for information exchange between state archives should be created using the database.

14.4.Information of the unified database of statistics of archival documents records shall be used for public use in accordance with the procedure specified in Article 30.4 of this law.

CHAPTER FOUR

TYPES AND MAIN FUNCTIONS OF ARCHIVES

Article 15.Types of archives

15.1.The archive has the following types: state, corporate, and individual.

15.2.The following archives are subject to the state archives:

15.2.1.national central archive;

15.2.2.specialized archives;

15.2.3.special archive;

15.2.4.archives of a province and the capital city.

15.3.Every organization has an archive regardless of the form of ownership.

15.4.An individual can create an archive with the documents he/she has created or obtained according to the law.

15.5.A Cabinet member in charge of archives and records management shall approve a set of archiving operation procedure.

15.6.The set of procedures specified in Article 15.5 of this law shall include the following procedures:

15.6.1.general procedure for state archiving operation;

15.6.2.general procedure for branch archiving operation;

15.6.3.general procedure for corporate archiving operation;

15.6.4.procedure for archival security;

15.6.5.procedure for unified state records of holdings documents of the national archives;

15.6.6.procedure for identifying precious valuable archival documents, keeping records, storing, protecting and using them.

Article 16.State archives

16.1.The National Central Archives will permanently store archival documents, regardless of the types of documents, the form of ownership, branch affiliation, and territorial jurisdiction, and the uniquely valuable documents referred to the state property will be centralized and stored at the national level.

16.2.The specialized archives shall store documents with special characteristics in terms of organization, formation, storage, use and records of holdings in the field of activities of the respective branches and legal entities, such as archival minerals, geological exploration, mining, land relations, geodesy, cartography, environment, hydrometeorology, and state registration at the national level, and shall operate under the state administrative body in charge of such issues.

16.3.The special archive shall operate under courts, prosecutors, foreign relations, defense, intelligence, police, court decision enforcement, and state border protection organizations, and will collect and store original documents related to activities in dispute resolution cases, defense, foreign policy, national security, state border protection, and court decision enforcement at all times.

16.4.Archives of provinces and the capital city shall operate with the authority of a local administrative agency within the scope of the governors' affairs of provinces and the capital city, perform archival and records management functions at the local level, and collect and permanently store archival holdings referred to the national archives.

/This paragraph was amended by the law dated April 22, 2022/

16.5.The national central archive and the capital city archives may have branch archives.

16.6.Activities of branch archives shall be regulated in accordance with the procedure specified in Article 15.6.2 of this law.

Article 17.Main Functions of State Archives

17.1.The State Archives shall carry out the following main functions:

17.1.1.to enrich archival holdings with all kinds of documents and sources of historical and scientific significance;

17.1.2.to store and protect documents of archival holdings as per the procedures and standards;

17.1.3.to keep records of archival documents;

17.1.4.to conduct an appraisal of archival documents;

17.1.5.to create an archival research, information and reference database that reveals the content, composition, and location of documents of archival holdings;

17.1.6.to create records of archival documents and database;

17.1.7.to conduct an inventory of documents of archival holdings;

17.1.8.to transfer of documents of archival holdings into electronic form;

17.1.9.to provide archival services such as providing archival inquiries and copies of documents at the request of organizations or citizens;

17.1.10.to introduce electronic services in archival activities;

17.1.11.to ensure copies of protection for uniquely valuable and precious valuable documents and restrict the private use of original documents;

17.1.12.to take measures to repair, restore and disinfect archival documents;

17.1.13.to provide professional and methodological consulting on the preservation and protection of non-state owned uniquely and precious valuable archival documents;

17.1.14.to study, promote and publish archival documents;

17.1.15.to monitor archive and records management activities of branch archives and holdings generating organizations, provide professional and methodological consulting, and organize trainings.

17.2.Activities to form holdings of the state archives, verify or appraise, store, protect, and use documents and to create and maintain a database shall be regulated in accordance with the procedures specified in Article 15.6.1 of this law.

Article 18.Duties of Methodological Commission for Record Appraisal of State Archival Documents

18.1.The methodological commission for record appraisal shall operate under the State Archives in accordance with Article 9.1 of this law to determine the content and composition of documents of holdings generator organization, appraise the value of documents, and select documents for permanent storage.

18.2.The methodological commission for record appraisal of the state archives shall execute the following functions:

18.2.1.to appraise the value of archival documents, and determine their importance and storage period;

18.2.2.to determine a source of holdings of the state archives and select documents for permanent storage;

18.2.3.to discuss a list of storage period of archival document and submit it to the state administrative body in charge of archives and records management;

18.2.4.to discuss and approve a list of records of documents to be permanently and temporarily stored, or a list of documents to be destroyed;

18.2.5.to discuss a project of methodological archival documents for internal use and approve it by a competent officer;

18.2.6.to discuss and solve a transfer of documents of archival holdings;

18.2.7.to provide professional and methodological assistance to the methodological commission for record appraisal.

18.3.There is a methodological commission for record appraisal shall operate under the branch archives specified in Article 16.5 of this law.

Article 19.Duties of Organization Controlling State Archives, and Appointment and Dismissal of Management of State Archives

19.1.A management of a state organization that controls the state archive shall implement the following measures for the state archives:

19.1.1.to provide archives with professional personnel and support the improvement of knowledge and education of archivists;

19.1.2.to solve the equipment, hardware and software required for archives, and ensure the security of information;

19.1.3.to create conditions for preservation of archival documents in designated premises, shelves and cabinets in accordance with relevant regulations and standards;

19.1.4.to monitor that no corrections or changes are made to original archival documents.

19.2.A head of the national central archive shall be appointed and dismissed by the head of the state administrative body in charge of archives and records management issues.

19.3.A head of the capital city archive or archive of a province shall be appointed and dismissed by the governor of that level based on consultation with the state administrative body in charge of archives and records management.

19.4.A head of specialized and special archives shall be appointed and dismissed based on the agreement of the management of the state organization in charge of respective issues with the state administrative body in charge of archives and records management.

19.5.A head of branch archives of the National Central Archives shall be appointed and dismissed on the basis of consultation and agreement between the management of the controlling organization and the state administrative body in charge of archives and records management issues, and a head of branch archives of the capital city archive shall be appointed and dismissed by the management of the controlling organization and the capital city archive.

Article 20.Human Resource Requirements for State Archives

20.1.The State Archives shall have full-time employees to perform the functions specified by the law, such as state inspectors, specialists, researchers, instructors-methodologists, archivists, holdings officer, information technology workers, restorers, document sterilizers and others.

20.2.The Cabinet member in charge of archives and records management and labor and social security issues will jointly approve the standard norms for workplaces of the state archive.

Article 21.Funding of State Archives

21.1.Activities of the State Archives shall be financed from the state and local budgets.

21.2.A source of funds required for provision of the State Archives with special premises, equipment, and tools, and purchase, insurance, restoration, and preservation of uniquely and precious valuable archive documents shall be reflected in an annual state budget.

Article 22.Establishment, modification and liquidation of state archives

22.1.Except for changes in the administrative and territorial units of Mongolia, it is prohibited to establish or liquidate the capital city archive or archives of a province.

22.2.Except as specified in Article 22.1 of this law, the Cabinet member in charge of archives and records management issues shall solve the establishment, liquidation, merger, consolidation, separation, division, and change of the state archive and its branch archives.

22.3.In the event that the State Archives and its branch archives are reorganized in accordance with Article 22.2 of this Law, such transfer of archival documents to a successor or the National Central Archives shall be reflected in the decision provided in Article 22.2 of this Law, and confidential archival documents shall be regulated in accordance with the Law on State and Official Secrets.

Article 23.Corporate Archives

23.1.The corporate archives shall operate within the scope of the corporate activities, and create archive documents at the initial stage, and preserve temporarily for the period specified in this law.

23.2.The corporate archives shall perform the following main functions:

23.2.1.to receive complete document files created in the process of official records management from organizational units and employees;

23.2.2.to conduct appraisal of archival documents;

23.2.3.to arrange and classify archival documents;

23.2.4.to store and protect archival documents in accordance with relevant procedures and standards;

23.2.5.to keep records and inventory in archival documents;

23.2.6.to transfer archival documents into electronic form and create an electronic database;

23.2.7.to ensure use of archival documents in corporate activities or at the request of a person or legal entity, and provide references and copies of archival documents;

23.2.8.to perform scientific and technical processing of documents to be transferred to the state archive, and maintain records or destroy documents;

23.2.9.to transfer archival documents to the relevant state archives;

23.2.10.to provide advice and assistance to organizational units and employees for creating archival documents.

23.3.Receiving, registering, appraising, keeping records, conducting inventory, storing, protecting, using, researching, technical processing, maintaining statistics and destroying activities of the corporate archives shall be regulated in accordance with the procedure specified in Article 15.6.3 of this law.

23.4.An organization shall have a full-time employee of the archive, and may determine job vacancy of corporate archives in consideration of the scope, functions and the quantity of documents stored in an archive based on the standard norms specified in Article 20.2 of this law.

Article 24.Obligations of Management of Organization for Corporate Archives

24.1.The management of the organization undertakes the following obligations and responsibilities for corporate archives:

24.1.1.unless otherwise provided by law, to appoint, dismiss, qualify, and retrain staff responsible for archives;

24.1.2.to transfer archival documents into electronic form and ensure conditions for creating an electronic database;

24.1.3.to solve provisions of equipment, hardware and software necessary for the archive, and ensure the security of information;

24.1.4.to ensure conditions for storing archival documents in designated premises, shelves, and cabinets in accordance with relevant regulations and standards;

24.1.5.to monitor that no corrections or changes are made to original archival documents;

24.1.6.to organize activities to destroy archival documents as per the appropriate procedure, transfer them to the permanent storage of the relevant state archives, arrange transportation, and be responsible for expenses incurred;

24.1.7.to establish and operate the methodological commission for record appraisal of an organization, and monitor its activities;

24.1.8.to include archives and records management issues in an annual training program and involve employees in training;

24.1.9.to monitor the storage and protection of archival documents.

Article 25.Commission for Corporate Record Appraisal

25.1.The Commission for Corporate Record Appraisal shall be established in accordance with Article 9.1 of this law.

25.2.The Commission for Corporate Record Appraisal shall perform the following functions:

25.2.1.to appraise the value of archival documents;

25.2.2.to determine the storage period of documents based on the list specified in Article 6.1.11 of this law;

25.2.3.to select documents to be transferred to the state archive;

25.2.4.to review a list of names of affairs to be recorded;

25.2.5.to discuss and review a list of records of documents to be permanently and temporarily stored, or a list of documents to be destroyed;

25.2.6.to conduct an inspection on recording and preparation of documents;

25.2.7.to inform the relevant state administrative authorities in case of special conditions that may cause or has caused damages to the storage and use of archival documents, and take appropriate measures.

25.3.The Commission for Corporate Record Appraisal may refer to the Methodological Commission for Record Appraisal of the competent state archives for dispute related to archival documents and obtain professional and methodological assistance.

Article 26.Archival Document Storage Service

26.1.An archival document storage service shall be performed by a legal entity on the basis of a special permit issued by the state administrative body in charge of archives and records management.

26.2.The legal entity providing archival document storage services shall enter into a contract with a citizen or legal entity who has requested for storage of archival documents, and a template of the contract shall be determined in accordance with the procedure specified in Article 26.4 of this law.

26.3.A legal entity engaged in archival document storage services shall meet the following requirements:

26.3.1.to have premises, equipment, and technical tools for the purpose of archiving;

26.3.2.to have professional staff for archives and records management;

26.3.3.to ensure the security of archives, and create suitable conditions for the storage and protection of documents;

26.3.4.other requirements specified in the Law on Permits.

/This sub-paragraph was amended by the law dated June 17, 2022/

26.4.The procedure for licensing of archival document storage services shall be approved by the head of the state administrative body in charge archives and records management.

26.5.The procedure specified in Article 26.4 of this law shall describe documents to be prepared for obtaining a license to operate archival document storage services, the conditions and requirements for such activities, processing requests for licenses, granting or refusing to grant licenses, extending or suspending or restoration and annulment of licenses.

26.6.Other issues that are not covered by this law in regard to the provision of archival document storage services and the conclusion of contracts specified in Article 26.2 of this law shall be governed by the Law on Permits and the Civil Law.

/This paragraph was amended by the law dated June 17, 2022/

26.7.The provisions of Article 12.7 of this law shall apply to licensing of archival document storage services.

CHAPTER FIVE

COMPOSITION, STORAGE, PROTECTION AND USE OF ARCHIVAL HOLDINGS

Article 27.Storage Term of Permanent Archival Documents of Holdings of State Archives In Corporate Archives

27.1.The following corporate archives shall keep documents for permanent storage for the period mentioned below, starting from 01 January of the year following the year in which they were created, and they shall transfer to the relevant state archives upon the expiry of the period:

27.1.1.Archives of the President of Mongolia and Presidential Office-20 years;

27.1.2.Archives of the National Security Council-30 years;

27.1.3.Archives of the State Great Khural and its Cabinet Office-40 years;

27.1.4.Archives of the Government and its Cabinet Secretariat Office-20 years;

27.1.5.Archives of the Constitutional Court-20 years;

27.1.6.Archives of courts and prosecutor's organizations-15 years;

27.1.7.Archives of organizations reporting directly to the State Great Khural-20 years;

27.1.8.Archives of ministries, agencies and their relevant organizations-16 years;

27.1.9.Archives of local administrative and self-governing organizations-8 years;

27.1.10.Archives of diplomatic missions representative offices working abroad-5 years;

27.1.11.Archives of all types of state-owned or partially state-owned legal entities-8 years;

27.1.12.Archives of organizations and legal entities listed in Article 28.5 of this Law, except for those specified in Article 27.1 of this Law-15 years.

27.2.The following documents for permanent storage shall be kept in the corporate archives for the period mentioned below, and shall be transferred to the relevant state archives upon the expiry of the period:

27.2.1.Original copies of scientific, technological and patent documents related to state-owned or partially state-owned legal entities-5 years;

27.2.2.Original copies of films, photographs, sound and video recordings produced with state and local budget funds-1 year.

27.3.After 40 years of storage of archival documents in the branch archives specified in Article 16.5 of this law, such documents shall be transferred to the state archives.

27.4.If an organization is privatized, liquidated, bankrupt or reorganized in accordance with Article 31 of the Civil Code, the archive documents of the organization shall be transferred to the relevant state archive or to the successor within six months.

27.5.The organization referred to in Article 27.1 of this law shall carry out activities to arrange and transfer archival documents to the state archive with its own funds.

Article 28.Formation of Holdings of State Archives

28.1.Upon the expiry of the storage period of corporate archives specified in Article 27 of this law, archival documents shall be regularly transferred to the appropriate state archives.

28.2.The state archive specified in clauses 15.2.2, 15.2.3, and 15.2.4 of this law shall transfer and store uniquely valuable documents in the national central archive.

28.3.Archival documents referred to holdings of the National Archives shall be transferred to the State Archives along with the approved records in an orderly manner.

28.4.In accordance with the procedure specified in Article 23.3 of this law, the corporate archive shall conduct a technical quality inspection on electronic documents, films, photographs, sound and video records prior to the transfer to the state archive.

28.5.A head of the state administrative body in charge of archives and records management shall approve a list of documents to be transferred to the corporate state archives other than an organization generating holdings of the state archive specified in Article 15.2 of this law.

28.6.A person or legal entity specified in Articles 10.6.8, 10.6.9, 10.6.10, and 10.6.11 of this Law may transfer and deposit its own archival documents to the state archives on the basis of a contract.

28.7.A head of the state administrative body in charge of archives and records management shall approve a template of the contract and the procedure for concluding the contract specified in Article 28.6 of this law.

28.8.In the event that activities of a non-government owner organization of archival holdings cease to function or a citizen dies, if there is no successor, those archival documents shall be referred to the state property and transferred to the relevant state archives.

28.9.Archival documents that are not included in the list of archival documents to be transferred to the State Archives, but are considered as historically valued to protect the rights of organizations or individuals, and whose ownership is unclear, will be transferred to the State Archives until the legal owner is determined.

28.10.Archival documents created during the operation of the state organization shall be transferred to religious organizations, non-government organizations, private legal entities, and individuals.

28.11.In case of liquidation, reorganization or privatization of state organizations and state-owned enterprises, archival documents shall be transferred to the relevant state archives.

28.12.Museums, libraries and non-governmental organizations are prohibited to collect original documents that are referred to holdings of the state archives.

28.13.The State Prosecutor General and a Head of Judicial General Council shall approve an archival work instruction relevant to the case review and proceedings together with the Cabinet member in charge of archives and records management.

Article 29.Storage and Protection of Archival Documents

29.1.Holdings of the national archive are reliably protected from disasters, dangerous events, criminal attacks, and other risks of destruction.

29.2.Organizations or legal entities other than the state organization shall not operate, or any activities that are not related to archives shall not be conducted in the premises of the state archive.

29.3.An owner or an owner who received the document under the contract are responsible for the integrity of documents referred to holdings of the National Archives.

29.4.Holdings of the National archives are protected by the state, regardless of the source, industry affiliation, type of data carrier, location of storage, and form of ownership.

29.5.The procedures specified in Article 15.6.4 of this law shall apply to safe operation of archives.

29.6.Archival documents shall be stored in shelves and cabinets in designated premises in accordance with relevant regulations and standards.

29.7.Copies of protection of uniquely and precious valuable archival documents shall be made and stored them separately from the original documents.

29.8.Original documents kept in the archives shall not be altered, restored, or sent for forensic analysis, or taken out of the archive except for the cases specified in Article 5.2.5 of this law.

29.9.The organization shall be responsible for the security guarantee of corporate archives.

29.10.A building of the state archive shall be constructed as per the standard designed for archive premises.

Article 30.Use of Archival Documents

30.1.An individual or legal entity shall have the right to use archival documents as follows:

30.1.1.to inquire reference from archival documents;

30.1.2.to obtain copies of archival documents;

30.1.3.to study documents in a reading room.

30.2.When using archival documents, individuals and legal entities shall undertake the following obligations:

30.2.1.not to make corrections, or pollute, or cause damage;

30.2.2.not to damage the integrity of archival documents;

30.2.3.to follow procedures determined for use of archival documents.

30.3.When documents of the state archive are used in research books or works, or published, their archive item and number shall be mentioned in the reference of the book, and in this case, it shall be verified against the original copy stored in the archive.
30.4.A head of the state administrative body in charge of archives and records management shall approve the general procedure for use of archival documents by individuals or legal entities, and an amount of service fees provided by the archive.

30.5.When an individual or legal entity uses documents from the state archive, they shall pay a service fee according to the assessment and procedure specified in Article 30.4 of this law.

30.6.The State Archives shall provide a reference free of charge related to pensions, allowances, and state compensation of citizens who are insolvent or have suffered an accident.

30.7.Individuals and legal entities shall have the right to use documents transferred to the State Archives free of charge.

30.8.Documents deposited in the State Archives according to the contract shall be used by others under the conditions specified in the contract.

30.9.References to archival documents are considered as valid as original documents.

30.10.Uniquely valuable and precious valuable documents, or documents related to an inventory shall not be used by public in their original forms, but will be used in an electronic form.

Article 31.Commissioning of Certain Archival Documents

31.1.The use of archival documents related to state and official secrets shall be regulated by applicable legislation.

31.2.Except for the provisions of Article 31.6 of this law, information pertaining to state and official secrets in the archive and its carrier shall be used for public after their disclosure in accordance with the grounds and procedures specified in the Law on State and Official Secrets.

31.3.Archival documents related to a biography of a citizen, or a history may be used for academic and research purposes after 70 years have passed since their creation.

31.4.Archival documents related to a biography of a citizen, or a history may be disclosed as per the written permission of a citizen or his/her successor prior to the expiration of the period specified in Article 31.3 of this law.

31.5.A head of the state administrative body in charge for archives and records management shall determine an expiry of the period specified in Article 31.3 of this law, or make a decision on disclosure prior to such term specified in Article 31.4.

31.6.If the term of confidentiality of archival documents related to state and official secrets stored in the archive is not expired, the secret documents shall be presented after a citizen or legal entity requesting for access to the archival documents have submitted a request to the intelligence agency and obtained a permit.

Article 32.Exporting Archival Documents to Foreign countries and Entering the Territory of Mongolia

32.1.Documents of holdings of the national archive, except those whose use is limited in accordance with the law or the agreement concluded with an owner of the archive document, may be temporarily exported to a foreign country in accordance with Article 5.2.5 of this law.

32.2.Other matters that are not specified in this law in regard to temporary exporting of documents of holdings of the national archive, except those whose use is limited in accordance with the law or the agreement concluded with an owner of the archive document, or entering archival documents obtained in a foreign country into the territory of Mongolia, shall be governed by the Law on the Protection of Cultural Heritage.

Article 33.Exporting Copies of Archival Documents to Foreign countries and Entering the Territory of Mongolia

33.1.Temporary exporting of copies of documents of holdings of the national archive to foreign countries, except those whose use is limited in accordance with the law or the agreement concluded with an owner of the archive document, or entering copies of archival documents obtained in a foreign country into the territory of Mongolia shall not be restricted.

CHAPTER SIX

OFFICIAL RECORDS MANAGEMENT

Article 34.Official Records Management of State Organizations

34.1.An official records management of the state organization /hereinafter referred to as "organization"/ shall cover activities for a documentation process of implementation of duties of the organization or its official under the law, and arranging, classifying, diversifying, receiving, registering, sending, reviewing, processing, using, storing documents and transferring to the archive.

34.2.The Government shall approve the general procedure for official records management.
34.3.Organizations or legal entities other than those specified in Paragraph 34.1 of this Law may follow the procedure specified in Paragraph 34.2 of this Law.

/This paragraph was amended by the law dated December 17, 2021/

Article 35.Duties of Management and Employees of Organization for Records Management

35.1.The management of an organization shall provide unified management of corporate records management to arrange records management, introduce electronic system in records management, qualify relevant employees, and organize, manage and use documents in accordance with instructions, procedures and standards, and shall monitor an implementation.

35.2.A head of corporate organizational unit /division/department/ shall be responsible for the implementation of laws, regulations, and standards related to records management within his/her capacity, and shall monitor and ensure that paper and electronic documents are officially valid, accurate, and complete and accessible.

35.3.The organization has a full-time clerk.

35.4.An employee of the organization shall undertake the following duties for records management:

35.4.1.to document activities of the organization in accordance with relevant regulations and standards;

35.4.2.to follow the Mongolian language spelling rules in accordance with Clause 8.1 of the Mongolian Language Law when drafting documents;

35.4.3.to ensure safe handling, completeness and security of documents;

35.4.4.to classify documents according to the list of names to be recorded;

35.4.5.to adhere to the deadlines specified in relevant laws and regulations for processing documents;

35.4.6.to keep the confidentiality of documents and information related to official duties;

35.4.7.to transfer documents to the corporate archive in full or complete form.

Article 36.Documenting Corporate Activities

36.1.To document corporate activities, the following requirements shall be complied:

36.1.1.to document management decisions and business processes from time to time;

36.1.2.to ensure the official validity of documents;

36.1.3.to have a complete set of documents according to the standard;

36.1.4.to create and maintain documents in compliance with the requirements of information sources and legal validity.

36.2.In addition to the main functions and industry-specific activities, the organization shall officially document the following activities:

36.2.1.any administrative decision, statement or information concerning to the public interest related to the population's health and the environment;

36.2.2.research, analysis, project and program activities to conducted with state and local budget funds;

36.2.3.inspection, audit, monitoring and evaluation;

36.2.4.foreign relations, cooperation, taxes, finance, and human resources.

36.3.Any original documents shall not be destroyed at any stages of records management without the permission of the Methodological Commission for Record Appraisal.

Article 37.Preparation of Documents

37.1.The organization shall issue administrative, organizational, information and reference documents in paper and electronic form within the scope of its authority.

37.2.Documents shall be prepared in compliance with standard requirements.

Article 38.Official Validity of Documents

38.1.Unless otherwise specified by law, paper-based documents shall be certified by standard document formats.
38.2.Electronic documents shall be certified by standard document formats, digital signature, or unalterable number.

/This paragraph was amended by the law dated December 17, 2021/

38.3.A copy of an electronic document shall be valid as a paper copy, and in case of deviation, the paper copy shall apply.

38.4.If the paper document is invalid, an electronic version shall also be considered invalid.

Article 39.Requirements for Printed Letterhead

39.1.Corporate documents shall be made on printed letterhead prepared in accordance with standard requirements, and the procedure specified in Article 39.3 of this Law shall apply.

39.2.A legal entity except those specified in Article 39.1 of this Law may use corporate logos and trademarks on a printed letterhead.

39.3.The government shall approve the procedure for making and using stamps, logos, trademarks, and printed letterhead blanks.

39.4.The composition of printed letterhead blanks and the related requirements shall be established by standards.

Article 40.Receiving and Registering Documents

40.1.All documents delivered to the organization shall be received and registered in the corporate records by the integrated records procedure.

40.2.An envelope with the letter "In hand" shall be left unopened, stamped with a registration mark, registered with an address written outside the envelope and transferred to the addressee.

40.3.If an official records management program is used, all relevant data of documents shall be entered into the database.

Article 41.Registering and Sending Outgoing Documents

41.1.A clerk shall be responsible for receiving documents from an employee of the organization, or checking, registering, and sending documents.

41.2.The organization shall record or register documents in paper and electronic form in by an integrated procedure.

41.3.Official documents shall be received and recorded for official affairs after such documents are signed, sealed and certified.

41.4.The organization will send electronic documents to a recipient through the corporate official electronic mail.

41.5.A recipient of an electronic document is obliged to notify a sender organization of its receipt.

41.6.Documents prepared electronically and certified with digital signatures shall be registered for official affairs by the integrated procedure.

41.7.Documents or information required for immediate transmission or obtaining opinions may be sent to the corporate official e-mail or by fax. In this case, an original copy of the document shall be sent by post.

Article 42.Reviewing and Processing Documents

42.1.The process of reviewing and processing documents consists of certain stages, such as monitoring the period of processing, their progress and reporting.

42.2.Tasks given by the upper authority or management of the organization, or any official letters that require urgent resolution or response, and petitions, complaints, requests, and other issues related to deadlines stipulated by laws and regulations shall be monitored.

42.3.A relevant employee of the organization shall be responsible for monitoring the resolution or processing of documents, and an appropriate official shall organize such monitoring.

42.4.A corporate records management and control program may be used to organize and report monitoring works of resolution or processing of documents at the corporate and branch level.

42.5.Any documents that are not registered in the records affairs shall not be presented to the management or resolved or processed.

Article 43.Document Resolution Term

43.1.Unless otherwise provided by law, any issues arising in relation to the document shall be resolved within the following term:

43.1.1.within three working days, if an issue to be solved urgently;

43.1.2.within the specified term, if the resolution term is specified in the document;

43.1.3.within the term, if the issue resolution time is specified in legislations;

43.1.4.within seven working days, except for the cases specified in Paragraphs 43.1.1, 43.1.2, and 43.1.3 of this Law.

43.2.If it is deemed necessary to carry out additional research and operations to resolve issues specified in the document, the term specified in Article 43.1 of this Law may be extended by up to 30 days with the consent of an official who has signed thereon.

Article 44.Classification of Corporate Documents

44.1.The organization shall annually approve a list of corporate recordings for the purposes of classifying, diversifying documents or determining the storage period of documents, keeping records or using documents its activities.

44.2.The organization classify documents based on characteristics of documents such as year, month, date, number, importance, content, topic, and storage term as per the list of corporate recordings.

44.3.A list of corporate recordings shall be approved by the management of the organization upon discussion at the meeting of a commission of record appraisal, and shall be implemented from the beginning of the year.

44.4.A list of corporate recordings shall be prepared in accordance with the procedure specified in Article 34.2 of this law.

Article 45.Requirements for Filing Official Records

45.1.The following basic requirements shall apply to the filing of official records:

45.1.1.record documents in one file that meet the titles specified in the list of recordings in terms of their content and composition;

45.1.2.classify and record documents separately for permanent and temporary storage;

45.1.3.enter original documents in recordings that were fully resolved and officially recorded in the current year;

45.1.4.record documents in recordings as per the sequences of the year, month, day, number, importance, content, topic, and correspondence;

45.1.5.diversify documents as per the order in which documents related to one issue or topic are reviewed or processed, and follow the related principle;

45.1.6.ensure records of one file of appendix documents with the main documents;

45.1.7.create separate files for recording original documents related to investment, loans, aid, contracts, transactions, procurement, long and short-term projects and programs, and their implementation.

Article 46.Storage and Use of Documents

46.1.Any documents created or recorded in official recordings shall be stored in the corporate records and by an employee or an organization unit who created and reviewed them until such documents are transferred to the corporate archives.

46.2.The management of an organizational unit or a clerk of the organization shall be responsible for the safe handling and completeness of documents at the stage of records management, and the management of the organization shall supervise and monitor them.

46.3.Electronic documents and information shall be kept in files and folders on the hard disk of a computer as per the list of recordings.

46.4.Electronic documents shall be copied and stored on a special storage carrier device at regular intervals in order to create a backup data.

46.5.The organization shall take storage protection and organizational measures to prevent unauthorized use, falsification, and destruction of electronic documents, and create an electronic database.

Article 47.Electronic Records Management

47.1.The procedure specified in Clause 6.4 of the Law on Digital Signatures and the regulations on official recordings of this law shall apply to activities of electronic records management.

47.2.Types of electronic documents to be double-stored in paper form shall be specified in the list specified in Article 6.1.11 of this law.

47.3.The management of the organization shall undertake the following responsibilities for electronic records management:

47.3.1.to implement methodological recommendations on the development, introduction, and monitoring of the electronic records management system that are jointly approved by the state central administrative body in charge of digital development issues and the state administrative body in charge of archives and records management issues;

/This sub-paragraph was amended by the law dated August 29, 2022/

47.3.2.to enforce the legal requirements that are specifically regulated for electronic and digital signatures;

47.3.3.to ensure the reliable operation and security of an electronic records management system;

47.3.4.to provide equipment and relevant specialists.

47.4.Electronic documents are considered officially valid under the following conditions:

47.4.1.electronic documents are certified in the manner prescribed by law;

47.4.2.digital copies of original paper documents do not differ from the original paper document in terms of the content, information and composition.

CHAPTER SEVEN

MISCELLANEOUS

Article 48.Ethical Requirements and Prohibitions of Employees in Charge of Archives and Records Management

48.1.An employee in charge of archives and records management shall follow the Code of Ethics in his/her activities.

48.2.The followings are prohibited in activities of an employee in charge of archives and records management:

48.2.1.use state and official secrets, corporate secrets, and sensitive personal information for personal purposes that are obtained or found by the official or business procedure, or inform or disclose such secrets to others;

/This sub-paragraph was amended by the law dated December 17, 2021/

48.2.2.create documents of archival holdings from unproven, suspicious, doubtful or false sources;

48.2.3.make false archive references;

48.2.4.transmit archival documents illegally to others;

48.2.5.refuse or restrict use of archival documents illegally by organizations or citizens;

48.2.6.breach rules, regulations, and standards for handling documents of archives and records, and destroy, lose, or damage documents.

Article 49.Social Security of State Archivist

49.1.Government employees working as archivists, archivist-researchers, holdings archivists, restoration archivists, archival document storage technologists, and document sterilizers in the State Archives shall be provided a monetary bonus equal to one year's basic salary in every 10 years period.

49.2.The Government shall approve the procedure for awarding monetary bonus specified in Article 49.1 of this Law.

Article 50.Liability for Violation of Legislations on Archives and Records Management

50.1.If the act of an official who violates this law is not criminal, he or she shall be liable as provided in the Civil Service Law.

50.2.Any person or legal entity that violates this law shall be charged with the liabilityy specified in the Criminal Law or the Violation Law.

Article 51.Entry into force of the law

51.1.This law shall be entered into force on December 1, 2020.

 

THE CHAIRMAN OF THE STATE GREAT KHURAL OF MONGOLIA G.ZANDANSHATAR